Sådan etablerer du en personaleaflastningsfaktor

Små virksomheder er langt mindre i stand til at absorbere uforudsete fravær - sygeorlov eller en familiesituation, for eksempel - end en større organisation, simpelthen på grund af det reducerede antal medarbejdere, der er til rådighed til dækning. I en industri, hvor et tilstrækkeligt niveau af dækning er kritisk eller endog lovpligtig, bør ledelsen overveje at etablere en personaleaflastningsfaktor. Dette værktøj tager højde for de typiske bemandingskrav og tilgængelighed i løbet af året og bruger oplysningerne til at udvikle en nødhjælpsfaktor: med andre ord er antallet af ekstra personale, der er nødvendigt for rimeligt at sikre uafbrudt dækning.

1.

Identificere virksomhedens kritiske operationer og funktioner og beslutte, om der skal udvikles en personaletilpasningsfaktor for hele organisationen, individuelt eller efter funktion eller division.

2.

Indsamle data om medarbejders fravær. Gennemgå den foregående tolvmånedersperiode, kalenderår eller regnskabsår og identificer mængden af ​​ferie, sygeorlov og andre fravær, som f.eks. Tid, der er brugt i træning, tjener som jurymedlem eller i lysetid på grund af arbejdstageres erstatningsskade .

3.

Identificer det samlede antal ledige arbejdsdage om året ved at fratage helligdage og andre ikke-arbejdsdage fra det samlede antal mulige dage. F.eks. Hvis stillingerne skal udfyldes mandag til fredag, og selskabet er lukket på 10 ferier om året, vil beregningen være: 5 (dage) gange 52 (uger) svarer til 260, minus 10 (helligdage) svarer til 250 ledige arbejder dage. Beregn det samlede antal timer, som positionerne skal udfyldes årligt ved at multiplicere antallet af tilgængelige arbejdsdage med det antal timer, der kræves pr. Dag. Hvis medarbejderne skal være til rådighed for et otte timers skift, vil beregningen være: 250 gange 8 svarer til 2.000 timer om året.

4.

Tilføj antallet af feriedage, sygedage og andre fravær, og trække dette beløb fra antallet af samlede ledige arbejdsdage. F.eks. Hvis en etableret var på ferie i tre uger i alt, tog tre dage med sygeorlov og fungerede som jurymedlem i to dage, ville antallet af dage rent faktisk være 230: 250 minus (15 plus 3 plus 2) lig med 230.

5.

Opdel det samlede antal ledige arbejdsdage med det antal dage, der faktisk blev arbejdet i det foregående år, for eksempel: 250 (ledige arbejdsdage) divideret med 230 (virkelige dage) svarer til 1.087 (personaleaflastningsfaktor).

6.

Beregn personaleaflastningsfaktoren i timer i stedet for dage, hvis du foretrækker det. Opdel det antal timer, der er nødvendigt for at udfylde positionerne om året med det antal timer, de etablerede arbejdstagere faktisk har arbejdet, for eksempel: 2.000 (antal nødvendige timer) divideret med 1.848 (faktisk arbejdede timer) = 1.082 (personaleaflastningsfaktor). Den lille forskel i bemandingsfaktoren ved brug af timer i modsætning til dage afspejler små forskelle, som den etablerede tilbagevenden i nogle timer efter hver jurypligt og gik hjem syge på en af ​​dagene efter at have arbejdet i et par timer. Selv om det er mere tidskrævende at beregne, er denne metode lidt mere præcis end udelukkende at se på arbejdsdage.

7.

Bestem antallet af fuldtidsansatte eller beregne de ekstra deltids timer, der måtte være nødvendige for at kunne fuldt ud servicere operationerne ved at anvende medarbejderfaktoren. For eksempel, hvis personaleaflastningsfaktoren er 1.087, kræver virksomheden 1.087 fuldtidsansatte til at ansætte stillingen. Multiplication af antallet af timer om ugen med relieffaktoren - 40 ved 1.087 svarer til 43.48, fortæller at stillingen kræver, at en person arbejder en yderligere 3.48 timer om ugen for at være fuldt bemandet. Hvis virksomheden har 12 ansatte, for eksempel, ville de ekstra timer, der var behov for ugen, være 41, 76: 12 (medarbejdere) gange 3, 48 (timer) svarende til 41, 76 (antal ekstra timer pr. Uge), hvilket tyder på, at en ekstra fuldtidsansat personale bør ansættes.

Tip

• Glem ikke at medtage tidsmæssig rekruttering til at udfylde en ledig stilling, når du overvejer fraværet i løbet af et år.