Økonomisk Fax Copy Solutions til et Small Business Office

Kopi- og faxmaskiner kan være en stor udgift, med nogle avancerede maskiner, der koster titusindvis af dollars. Kopiering og afsendelse af faxer kan imidlertid også være en vigtig del af din virksomhed for alt fra optagelse og fakturering til mailinger og leverandørkontakter. Over for nødvendigheden af ​​fax- og kopimaskiner og de høje omkostninger ved enhederne kan små virksomheder overveje flere andre økonomiske muligheder for deres kopi- og faxbehov.

Leasing fax og kopimaskiner

Mange små virksomheder foretrækker at leje dyre kontorudstyr for at reducere de oprindelige omkostninger ved at foretage et så stort køb. Afhængigt af servicekontrakten kan leasing hjælpe dig med at undgå omkostningerne ved at reparere dine kopi- eller faxmaskiner, når der opstår problemer. Dette er en særlig værdifuld fordel ved kopimaskiner, som på grund af den mekaniske belastning af så mange følsomme bevægelige dele er tilbøjelige til fejlfunktioner. Nogle kontorudstyrsleasingfirmaer yder også deres kunder rabatter på tilbehør eller genstande som tonerpatroner.

Grunde til at købe direkte

Selv om leasing giver finansiel stabilitet gennem faste månedlige betalinger, kan det være en dyrere løsning over tid for visse små virksomheder. Virksomheder, der ikke bruger fax- og kopieringsudstyr ofte eller intensivt nok til at risikere store skader eller gennemgå en masse toner, kan finde det mere hensigtsmæssigt at købe et grundlæggende system direkte. For små virksomheder med et stramt budget kan forskellige finansieringsmuligheder reducere de oprindelige omkostninger, og nogle dybt diskonterede brugte udstyr kan være tilgængelige fra andre lokale virksomheder.

Workflow Solutions

De billigste fax- og kopimaskiner er dem, som du ikke køber. Før du har travlt med at købe eller lease en maskine, skal du sørge for at bruge den og kan ikke udskifte dens funktioner med andet udstyr og processer. At sende PDF-fakturaer og kommunikere med dine kunder og leverandører digitalt, kan f.eks. Helt fjerne behovet for en faxmaskine. En relativt billig scanner kan også hjælpe dig med at lave digitale kopier af dokumenter, så en printer kan erstatte rollen som en kopimaskine. Overvej omkostningene og fordelene ved disse muligheder, og beregne omkostningerne pr. Side for udskrivning versus kopiering - som varierer meget afhængigt af dit udstyr - for at bestemme den bedste løsning for din lille virksomhed.

Internet Fax Services

I tilfælde af faxmaskiner kan en internetfax-tjeneste være en bekvem og økonomisk mulighed for visse små virksomheder. Operatører som FaxZero, Nextiva, MyFax og eFax giver dig en konto og et faxnummer for at modtage faxer, men du modtager faxer som et digitalt dokumentformat. Du kan også sende digitale dokumenter, der udskrives fra en faxmaskine i modtageren. Disse tjenester hjælper dig med at undgå omkostningerne ved at købe en faxmaskine og forsyninger. Grundlæggende serviceplaner varierer fra $ 14 til $ 20 om måneden.