Sådan bruges Outlook til projektplanlægning

Hvis din virksomhed allerede bruger Outlook som sit e-mailprogram, skal du ikke tilføje et ekstra kompleksitetslag ved at købe ekstra software. Planlægning af arbejde til dine holdmedlemmer, især hvis projektteamet er lille og procedurerne er enkle, er det nemt at bruge Outlook. Når du har oprettet din arbejdsopdelingsstruktur, skal du tildele arbejde ved at oprette nye opgaver og sende dem til projektmedlemmer i e-mail.

1.

Åbn Outlook og opret en mappe, der indeholder oplysninger om dit projekt. Vælg menuen "Ny" i menuen Filer og vælg "Mappe". Navngiv mappen. For eksempel skal du indtaste "Opgaver til projektplanlægning."

2.

Anmod om, at et holdmedlem udfører en opgave ved at oprette en ny opgave. Vælg menuen "Opgaveforespørgsel" i menuen Filer eller tryk på "Ctrl-Shift-U" -tasterne. I "Til ..." skal du indtaste e-mail-adressen til det teammedlem, du vil tildele til denne opgave.

3.

Indtast en kort beskrivelse af opgaven forbundet med denne del af projektplanen i feltet "Emne". For eksempel indtaste "Indsamle krav, budgetbegrænsninger og strategiske mål."

4.

Angiv startdato og forfaldsdato baseret på din arbejdsopdelingsstruktur.

5.

Vælg en prioritet. Dine valg er lave, normale og høje. Medmindre opgaven er presserende, tildel den den normale prioritet.

6.

Klik på skiftknapperne for opgaven. Du kan enten holde en opdateret kopi på din egen opgaveliste og modtage en statusrapport, når projektteamet fuldender opgaven, eller hvis Outlook automatisk sender dig opdateringerne. Standard er at sende dem automatisk.

7.

Brug meddelelsens krop til at medtage flere detaljer om opgaven forbundet med denne del af projektplanen. Du kan f.eks. Medtage detaljer om projektet, andre teammedlemmer og links til projektoplysninger, såsom skabeloner eller politikker og procedurer.

8.

Indstil gentagelsen af ​​denne opgave, hvis den gentages i løbet af projektplanen. For eksempel kan teammedlemmer blive forpligtet til at indsende statusrapporter hver uge. Derudover kan du klikke på "Kategoriser" -knappen tildele en farvekategori til denne opgave. For eksempel tildele alle opgaver forbundet med statusrapporter til farven blå.

9.

Klik på knappen "Send" for at sende opgaven. Modtageren kan også tilføje en påmindelse for at hjælpe med at holde sig på planen.

10.

Omfordel opgaver ved at åbne meddelelsen, der indeholder opgaveanmodningen. Fra menuen Handlinger skal du klikke på "Tildel opgave". I feltet "Til ..." skal du indtaste den nye modtagers emailadresse.