Pligten til en bestyrelsesmødekoordinator

Et selskab holder periodiske bestyrelsesmøder for at diskutere fakta og detaljer vedrørende virksomhedens forhold. Selskabets administrerende direktør kan lede mødet. Men inden bestyrelsen indkaldes, er der nogen tildelt til at organisere eller koordinere arrangementet. Denne person har et tungt ansvar, og det er hans pligt at arrangere og planlægge aktiviteterne.

Hvad er et bestyrelsesmøde?

Bestyrelsesmøder udgør en platform for bestyrelsen at samle sammen og diskutere oplysninger om et selskab. Disse møder fremhæver og diskuterer typisk de økonomiske styrker og svagheder i et selskab. Nogle virksomheder har aktionærer, som er virksomheder og enkeltpersoner, der ejer aktier i selskabet. Ved analyse af virksomhedens resultater opstiller bestyrelsen en finansiel rapport, der beskriver selskabets økonomiske stilling. Herudover kan bestyrelsesmedlemmerne diskutere politikker, strategier og afstemning om foreslåede spørgsmål under mødet.

Vælg tid og sted

En bestyrelsesmødekoordinator vælger dato, tidspunkt og sted for mødet. Bestyrelsesmøder afholdes i konferencelokaler - enten på virksomhedens sted eller på et andet sted. Men da bestyrelsesmedlemmer kan opholde sig i forskellige regioner, skal koordinatoren bestemme en lokalitet, der er til gavn for alle, og derefter lave rejsearrangementet. Koordinatoren skal også gennemgå hvert bestyrelsesmedlems tidsplan og vælge en tid, der er praktisk for alle, der deltager. Koordinatorer skal sende e-mails eller postkort til alle medlemmer, der bekræfter dato, klokkeslæt og sted.

Forbered mødedagsorden

En dagsorden er en liste over emner, der skal drøftes på bestyrelsesmødet. Koordinatoren forbereder dagsordenen og fremhæver hvert emne eller emne - og derefter kontakter hvert medlem af bestyrelsen, herunder selskabets administrerende direktør. Hvert bestyrelsesmedlem kan inkludere en virksomhed på dagsordenen. Koordinatoren udarbejder en foreløbig oversigt over mødet og distribuerer derefter denne disposition til hver deltager. Bestyrelsesmedlemmer kan tilføje eller slette elementer før mødet, og koordinatoren opdaterer derefter dagsordenen og distribuerer nye kopier.

Opret en tidslinje

Med hvert emne på dagsordenen skal koordinatoren bestemme en tidslinje. Dette fastlægger mængden af ​​tid tildelt for hver genstand. Hvis f.eks. Mødedagsordenen indeholder 15 elementer, kan koordinatoren udpege 20 minutter (eller mindre) for hvert emne, for at afslutte mødet inden for en rimelig tidsramme.