Dokumentationskrav til forretningsomkostninger med IRS

Mens Internal Revenue Service kræver, at din virksomhed indsender kun udvalgte papirer, såsom 1099-formularer, er korrekt dokumentation kritisk, hvis din virksomhed nogensinde står over for en skattekontrol. Medmindre du har tilstrækkelige noter og kvitteringer, der dokumenterer hver virksomhedsomkostning, du fratrukket tidligere afkast, kan IRS finde dig ansvarlig for tilbage skatter i tillæg til store bøder og rentebetalinger.

Fotografisk Bevis

For at kræve et fradrag for et hjemmekontor, skal du dedikere dit kontorområde udelukkende til arbejdsformål. Mængden af ​​din husleje eller pant, hjælpeprogrammer og endda din telefonregning er direkte korreleret med kvadratfodagen af ​​dette dedikerede rum. Bonnie Lee of Entrepreneur Magazine foreslår at tage daterede fotografier af dit hjemmekontorum som beskyttelse i tilfælde af revision, især hvis placering eller område på dit kontor ændrer sig over tid. I nogle tilfælde kan en video af en person, der måler rummet, eliminere behovet for hjemmebesøg under en revision.

Fotografier af beslægtede aktiver eller udgifter, som du ikke har en kvittering for, f.eks. En genanvendt reol, du nu bruger i dit hjemmekontor, er også nyttige.

Langtidsoptagelse

IRS'en kan revidere et afkast fra år siden, så det er vigtigt at holde gamle registreringer. I et interview med Inc. Magazine foreslår regnskabsfirmaet Hirsch & Silberstein at holde alle kvitteringer, annullerede checks og kontoudtog i mindst syv år. Altid fast ejendom registreringer og kopier af hver tidligere afkast, uanset hvor gammel.

Medarbejderdokumentation

Ifølge IRS skal du have hver medarbejder udfylde Formular I-9: Beskæftigelsesberettigelse. Du skal også have medarbejdere udfyldt Form W-4: Medarbejdernes tilbageholdelsescertifikat for at beregne det beløb, der skal tilbageholdes af deres lønsedler. Frilansearbejdere og andre lejlighedsvise arbejdere skal udfylde formular W-9: Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering. Gem de originale kopier af alle disse former for ubestemt tid.

Hvis du har medarbejdere, skal din virksomhed indsende Formular W-2: Løn- og skatteopgørelse hos IRS og distribuere en kopi til medarbejderen og Social Security Administration pr. 31. januar hvert år. Hvis du har ansat nogen uafhængige entreprenører, skal du indsende Form 1099-MISC hos IRS og give en kopi til entreprenøren senest den 31. januar hvert år.

Kvitteringer for køb og udgifter

IRS-publikation 583 beskriver en komplet liste over indkøb og udgifter, som det opfordrer virksomhedsejere til at opretholde registreringer. En bestemt metode til registrering er ikke påkrævet, men du skal have tilstrækkelig dokumentation til at verificere enhver udgift eller køb, du hævder på din selvangivelse, ud over at verificere alle erhvervsindtægter. Organiser kvitteringer i regnskabsår og kategori for nem fremtidig reference.