De bedste måder at spore brændstofanvendelse på i et lille firma

Papirarbejde fra betalende udgifter kan nemt komme ud af hånden selv med et lille personale. Med kilometertal rapporter, som med eventuelle udgifter, bør omhyggelige optegnelser opbevares. At have et præcist system på plads kan hjælpe med at holde tingene kørende glat og spare dig for nogle store hovedpine.

Pen og papir

Tilbyde medarbejdere penn-og-papir kilometertog og opfordre dem til at bruge loggen hver gang de kommer i bilen. Indlæg skal indeholde dato for turen, kilometertællingen, destinationen og formålet. Du kan også indeholde plads til afdelingsspecifikke oplysninger eller omkostningskoder.

Indsamling af logfiler

Vælg en dag eller tid for at indsamle kilometertal logoer og være konsekvent om at vælge dem. Du vil sikkert have dem et par dage før payday, så du kan inkludere refusioner i stedet for at forsinke dem. Tillad dog en dag til at få flere rapporter til at snyde ind. Nogle gange bliver folk syge eller optaget og glemmer. Afsendelse af en påmindelse email hver gang logfiler skyldes kan hjælpe med at undgå problemer.

Digital Records

Gem digitale optegnelser over kilometertalloggene, hvis det er muligt, for at spare dig selv om problemet med at indsamle papirlogfilerne. Du kan have et bogholderi eller regnskabsprogram, som også kan håndtere kilometertalloggen. Hvis ikke, skal et regneark, som alle har adgang til, fungere på samme måde. Du vil måske kun inkludere total kilometertal pr. Medarbejder for hver uge for at holde tingene simple. Brug det til at spore de samlede udgifter og se, hvordan det ændrer sig over tid, hvilket kan påvirke budgettet.

Lump Sum

Når du har logget på oplysningerne, så medarbejderne vil blive refunderet ordentligt, læg filen i en mappe for at knytte kilometertalrapporterne sammen. Du kan også oprette en sektion i de enkelte medarbejdermapper for omkostningsrapporter. Opbevar dem i omvendt kronologisk rækkefølge for at få de seneste oplysninger på toppen.