Sådan skriver du en forretningsrejserpolitik

En veletableret forretningsrejsepolitik beskytter dine medarbejdere, når de rejser, reducerer din lille forretningsrejse og begrænser dine juridiske forpligtelser. Udvikle en rejsepolitik, der starter med booking af enhver tur og slutter med det papirarbejde, som dine medarbejdere sender efter at de er kommet hjem.

Start med en rejseanmodning

Start din rejsepolitik guide med en beskrivelse af den procedure, medarbejderne skal følge for at få rejsetilladelse. Hver tur skal godkendes: Bare fordi en medarbejder deltog i en konference eller messe i fortiden betyder det ikke, at han er godkendt til at gå hvert år. Medtag en skriftlig oversigt eller formular, der indeholder de nødvendige oplysninger, der er nødvendige til rejsetilladelse. Spørg medarbejderen om at angive arrangementets navn, hvis man er tilknyttet rejsen, rejsens formål, den afdeling, som rejsen skal opkræves, en anslået totalpris og datoer. Angiv, hvilken overlegen, efter titel, kan godkende rejsen til medarbejderne.

Angiv muligheder

Lad ikke medarbejdere bestille deres egne fly eller hotelværelser uden godkendelse fra din human resources-afdeling eller regnskabsafdeling. Medarbejdere kan bestille flyvninger eller hoteller, der giver dem de hyppigste flyve miles eller værelsespoint i stedet for at vælge den mest økonomiske for virksomheden. Hvis du tillader medarbejdere at holde hyppige flyer og værelsespoint, skal du have din regnskabs- eller HR afdeling eller godkende alle bookinger for at få de bedste priser for din virksomhed. Hvis din virksomhed holder hyppige flyve- og rumpoint til at dække udgifterne til medarbejderrejser, skal du medtage denne kendsgerning i din rejsepolitiske guide. Mange af disse bekymringer kan undgås, hvis en HR-medarbejder undersøger hver tur baseret på den godkendte rejsebeskedsformular, bøgerfly og værelser og opkræver de store udgifter til et kreditkort.

I virksomhedens rejseguider, lad dine medarbejdere vide, om de kan foreslå alternative eller foretrukne rejseplaner baseret på foretrukne rejsetider eller andre faktorer med den betingelse, at selskabet betaler for den laveste tilgængelige sats, mens medarbejderen betaler forskellen.

Afgrunde udgifter

Indstil dagligt per diems for medarbejdere til at dække måltider, tip, taxier og pendulkørsel, telefonopkald, parkering og andre tilfældigheder. Bemærk i rejseguiden hvilke udgifter der kræves kvittering for refusion. Du kan f.eks. Angive, at alle udgifter over $ 25 kræver en kvittering, eller du kan udelukke måltidskvitteringer, så længe den samlede daglige udgift ikke overstiger per diem-satsen. Angiv, om medarbejderne skal indsende kvitteringer i stedet for kreditkortopgørelser for refusioner. Et kreditkortopgørelse viser kun det samlede beløb for en hotelregning, for eksempel mens rumregningen viser tilfældige oplysninger, som f.eks. Minibar og filmudlejning, som virksomheden normalt ikke ville dække.

Medtag sikkerhedsforanstaltninger

Kræv medarbejdere til at medtage telefonnummeret på det hotel, hvor de vil bo, samt et mobilnummer, så de kan nås i tilfælde af en nødsituation. Mandat om at de forlader deres rejseplaner, herunder fly-, tog- eller rejsetider, indtjekning og udtjekningstider og mødetider. Bed om, at de underretter deres vejledere om deres ankomsttid ved arbejde e-mail, selv efter timer. Hvis medarbejderne rejser i udlandet, så spørg dem om at give dig et bevis på et gyldigt pas, yderligere regerings ID og adressen til og den amerikanske ambassades adresse og telefon i det pågældende land.

Inkluder udgifter til refusionsprocedurer

Vis medarbejderne den refusionsblanket, de vil arkivere, når de vender tilbage. Giv en eksemplar kopi med noter på et afsnit, du ønsker at understrege. Angiv klart proceduren for indgivelse af en anmodning om omkostningsgodtgørelse. Dette kan omfatte formularen, kvitteringerne, der kræves for bestemte specificerede emner, navnet på den enkelte eller afdeling, som anmodningen skal indsendes til, og fristen for indgivelse af anmodninger.