Hvornår skal du bruge en virksomhedsrapport til at kommunikere i stedet for en forretningsbrev

En virksomhedsrapport bruges primært til at formidle information. Et brev kan også formidle information, men det opsummerer normalt oplysninger. Mens et brev er rettet til bestemte modtagere, kan en rapport sendes til personer udenfor virksomheden eller offentliggøres. Rapporter formateres ofte på en måde, der er konsistent fra en rapporteringsperiode til en anden, således at information kan sammenlignes. Hvis der er en omsætning i medarbejderne, der udfører rapporter, gør det ensartet i en rapportskabelon lettere for virksomheden at opretholde konsekvens i sin rapporteringspraksis.

Længde

En faktor ved at beslutte, om man skal bruge en virksomhedsrapport eller et forretningsbrev, er længden af ​​de oplysninger, du skal kommunikere. Et forretningsbrev er generelt mellem en og tre sider lang. Hvis du formidler oplysninger, der er længere end dette, bliver det lettere at læse, om det er formateret som en rapport med oversigt, overskrifter og en konklusion. Længere rapporter skal indeholde en indholdsfortegnelse for at hjælpe læseren.

Publikum

En anden faktor at overveje er dit publikum. Hvis de oplysninger, du har samlet, vil blive gennemgået af kun få personer, skal du indarbejde det i et brev med dine personlige kommentarer. Men hvis du sammenstiller oplysninger, der vil blive læst af mange mennesker eller henvist til i fremtiden af ​​personer uden for dit firma, skal du bruge en virksomhedsrapport. Finansielle data kan f.eks. Blive gennemgået af virksomhedens aktionærer, revisorer, advokater og offentlige myndigheder.

Type Information

Data compiled i tabeller, lister, regneark eller formularer passer bedre til en forretningsrapport end et brev. Tilsvarende, hvis du inkludere grafer eller diagrammer, skal du bruge en rapport. Et større forskningsprojekt, såsom en gennemførlighedsundersøgelse, bør lægges i en rapport, da det giver formatet en oversigt over betydelige mængder forskningsdata, statistikker, metoder og resultater. Et brev på den anden side er nyttigt at kommunikere et kort resumé af forskningen. Andre typer oplysninger, der normalt meddeles i en rapport, omfatter strategiske planer, salgsrapporter, overensstemmelsesrapporter og markedsføringsplaner.

Formalitet

Brug en virksomhedsrapport, snarere end et brev, er din skrivelse formell. Mens du måske bruger "Jeg" eller "dig" frit i et brev, er en rapport mindre personlig. En rapport er skrevet i en objektiv tone, der rapporterer fakta frem for at formidle meninger. Hvis du ønsker at inkludere en mening med rapporten, skriv dette i et brev, der ledsager rapporten. Hvis de materialer, du præsenterer, kræver citater til eksterne kilder, er en rapport det passende format til at gøre det også. Afhængigt af den stil, som din virksomhed foretrækker, skal du placere citater i teksten i rapporten, i fodnoter eller i slutningen af ​​rapporten.