Hvad skal man skrive til formelt at acceptere en invitation til et forretningsmøde

At reagere hurtigt og præcist på mødeforespørgsler er en vigtig del af forretningen. Mødeplanlægning kan være en udfordring, så et hurtigt svar viser respekt for arrangøren såvel som for de andre deltagere. Hvis du accepterer, vær tydelig i dit svar, så de andre modtagere vil forstå, at du accepterer, samtidig med at du sikrer, at du har alle de oplysninger, du har brug for at forberede til mødet.

Anmeldelse før svar

Tag et øjeblik eller to for at læse mødeinvitationen omhyggeligt og for at kontrollere din egen kalender. Hvis du sender en bekræftelse om, at du senere skal trække tilbage, kan det få dig til at se uprofessionelt. Hvis du ikke er sikker på, om du kan lave mødet, skal du straks svare med en forklaring og en dato, hvor du vil vide, om du kan deltage. Dette gør det muligt for afsenderen at vide, at du har modtaget beskeden, og det hjælper afsenderen med at koordinere den nødvendige logistik.

Eksempel:

Tak fordi du inkluderede mig i dette møde. Jeg skal tjekke på et par ting, før jeg kan fortælle dig, om jeg vil være i stand til at deltage. Jeg vil være sikker på at sende mit svar senest EOD i morgen.

Bekræft deltagelsesoplysninger

Hvis du planlægger at deltage, så siger du i begyndelsen af ​​din besked, så møderrangøren ikke behøver at grave gennem din kommunikation. Det kan også være en god idé at bekræfte logistiske detaljer som tid og sted.

Eksempel:

Jeg planlægger at deltage i mødet, men bare for at bekræfte detaljerne - vi mødes hos Roy's Coffee Shop på hjørnet af 6th og Wilson, næste torsdag den 8., kl. 15.00. Er det korrekt?

Tip

• Hvis mødelokalet ikke er på dit kontor eller på møderens kontor, skal du præcisere det nøjagtige sted i dit svar ved at notere gaden, tværgaden og måske den nøjagtige adresse på hvor du vil møde. Husk, at store kæde caféer og restauranter kan have flere steder inden for et lille geografisk område eller endda på samme gade.

Informere om potentielle konflikter

Hvis der er en mulighed for, at du ikke kan deltage i mødet, skal du nævne dette, når du har bekræftet dine planer om at deltage. Det er ikke kun den høflige ting at gøre, det giver også mødeplanlæggeren information, som kan hjælpe hende med at beslutte, om man enten skal omlægge mødet på et tidspunkt, hvor alle er sikre på, at de kan deltage. Du kan også tilbyde et alternativ til at deltage i person, som f.eks. At bruge konferenceopkaldsoftware til at deltage i mødet på afstand.

Eksempel:

Min plan er at være på mødet, men der er en lille mulighed for, at jeg måske skal annullere på grund af en familiesituation. Hvis jeg har brug for at annullere, vil jeg lade dig vide så hurtigt som muligt. Hvis du synes, det er klogere for mig at isteden omlægge, så lad mig vide det så snart det er praktisk for dig. Som et alternativ kan jeg muligvis deltage via Skype. Lad mig vide hvad du tænker.

Anmod om forklaringer

Hvis du har spørgsmål om mødet, skal du inkludere dem i dit svar. Typiske bekymringer omfatter:

• Mødested

• Forventet længde af mødet

• Parkering problemer

• Opbygning af sikkerhedsprocedurer

• Medbringe en kollega eller assistent

• Handicap overnatningssteder

• Præsentations teknologi muligheder, såsom en stor skærm eller konferenceopkald kapaciteter

Tip

• Før du klikker på knappen "send", skal du kontrollere, at du ved, hvem du svarer på. Medmindre afsenderen specifikt har bedt dig om at svare på alle, der blev kopieret på posten, skal du sørge for, at dit svar kun går til afsenderen og en medarrangør, hvis der er en.