Svaghed i økonomistyring interne kontroller

Når din virksomhed ikke har tilstrækkelige kontroller i økonomistyring, kender du ikke den virkelige økonomiske situation i virksomheden, og du kan rapportere ukorrekte beløb til myndighederne for skat og reguleringsformål. Svagheder i den økonomiske styringskontrol har klare årsager og retsmidler. Du skal kun identificere problemområderne, afgøre, hvorfor dine kontroller ikke er effektive og anvende den tilsvarende korrigerende handling.

Dokumentation

En væsentlig svaghed i den økonomiske forvaltning er mangel på tilstrækkelig dokumentation. Hvorvidt optegnelser er i papir eller digital form, skal den økonomiske forvaltning være i stand til at rekonstruere, hvem der påbegyndte en handling, såsom en betaling; hvem godkendte det hvem ændrede det, hvis det blev ændret hvem udførte det og hvad der var resultatet af handlingen. Tilstrækkelig dokumentation af aktiviteter fastlægger hvem der var ansvarlig for en handling, hvis der opstår et problem senere.

Funktionssegregation

Kritiske aktiviteter, såsom udstedelse af checks, skal adskilles i flere opgaver udført af forskellige medarbejdere. At have den samme medarbejderhåndtering udgør hele processen en svaghed i den interne finanskontrol. Typisk udsender en person tjekket, mens to eller flere andre underskriver det, og en anden medarbejder sender det ud og går ind i bøgerne. Adskillelsesfunktioner gør svigagtig aktivitet vanskeligere.

Uddannelse

Hvis et selskab skal udarbejde regnskaber i overensstemmelse med visse standarder, skal de medarbejdere, der er ansvarlige for arbejdet, være bekendt med standarderne, virksomhedspolitikkerne og interne kontroller. Mangelfuld uddannelse af medarbejdere i centrale ansvarsområder udgør en svaghed i den interne økonomiske forvaltning.

Manglende rapportering

Mangler kan opstå i udformningen eller udførelsen af ​​procedurer, men den økonomiske forvaltning skal målrette begge muligheder med overvågning, der registrerer uoverensstemmelser og udsteder tilsvarende rapporter. Hvis software f.eks. Ikke sporer vigtige dokumenter, eller hvis en medarbejder glemmer at udstede krævede formularer, skal medarbejdere med ansvar for verificering af dokumentation udstede en ikke-overensstemmelsesrapport.

Bemyndigelse

Forsøg på at spore godkendelser for at sikre, at medarbejderne ikke overskrider deres autorisationsniveauer, er en central intern kontrolfunktionssvaghed. Medarbejdere har tilladelse til at underskrive bestemte funktioner og udgiftsgrænser, under hvilke de kan godkende udgifter. Hvis en medarbejder ikke respekterer sine grænser, udgør den en alvorlig svaghed i den interne finanskontrol.

Afstemning

Medarbejdere udarbejder vigtige variabler i en virksomhed fra flere kilder. For eksempel kan de tage fysisk opgørelse over produkter til rådighed, men også beregne lagerbeholdning fra modtagne varer og solgte produkter. Manglende afstemning mellem de to kilder er en svaghed i den interne finanskontrol. Afstemning identificerer forskellene mellem de to kilder og finder forklaringer, der resulterer i forbedringer. Manglende forsoning betyder, at virksomheden ikke tegner sig for forskelle.