Måder at fremme Rekordhåndtering

Selv den mindste virksomhed skal fremme værdien af ​​records management som en måde at spare penge på og forbedre bundlinjen. Korrekt arkivstyring hjælper dig også med at holde styr på vigtige papirer og data. I nogle tilfælde spiller registreringsadministration en afgørende rolle, når du skal have adgang til dokumenter til revision eller for at bestemme din virksomheds økonomiske stabilitet. (Se Reference 1 og Reference 2)

Klargør retningslinjer

Det første skridt i at fremme solid records management er at forberede og dele politikker og procedurer med dit personale, der forklarer, hvordan registreringshåndtering håndteres. (Se Reference 5) Ifølge Ohio State University skal din manual indeholde de registre, som hver person er ansvarlig for. Du skal også give en metode til at tage opgørelse og bestemme, hvor længe en rekord skal opbevares. Andre emner omfatter opbevaring og konvertering af poster til digitale versioner. (Se reference 3)

Uddannelse

Træningssessioner kan hjælpe medarbejderne med at forstå vigtigheden af ​​korrekt håndtering af journalstyring. Gå medarbejdere gennem virksomhedens politikker og procedurer, så alle forstår, hvordan man håndterer, gemmer og bortskaffer poster.

En anden tid til at uddanne medarbejderne om vigtigheden af ​​journalhåndtering er under seminarer om katastrofeinddrivelse. Da dette fokuserer på sikkerhedsspørgsmål og minimerer tab for din virksomhed, bør træningen fokusere på, hvordan registrering af ledelse er et afgørende problem efter en større katastrofeslag. (Se Reference 4) Efter at træningen er færdig, hæng plakater i fællesarealer og brug dem til at påpege vigtigheden af ​​journalhåndtering som en påmindelse om at holde sig på papir og elektroniske data.

Personale møder

Afsæt tid på hvert medarbejdermøde for at minde personalet om specifikke elementer i dine politikker og procedurer til forvaltning af poster. Disse korte sessioner tjener som påmindelser for at hjælpe medarbejderne med at holde sig oven på emnet. Drej læringsprocessen til en sjov aktivitet ved at bryde dit personale i små grupper og give dem en quiz af et eller to spørgsmål om arkivstyring. Medlemmerne af første hold for at få svaret rigtigt vinde en lille præmie.

brainstorm

Uanset om du udvikler dine retningslinjer for optagelsesstyring for første gang eller udfører anmeldelser for at søge efter områder, hvor du kan forbedre dine procedurer, involverer dit personale. Opsæt brainstorming sessioner for at opfordre deres meninger om at forbedre din virksomheds records management systemer. Fremhæv sessionen via email påmindelser og personlige email invitationer til at opmuntre medarbejderne til at deltage og sikre dem deres mening er værdsat.