Sådan skriver du pressemeddelelser til at promovere en begivenhed

Drumming publicity gennem veloprettede pressemeddelelser til en kommende begivenhed er en vigtig ingrediens for at tiltrække gæster. Uanset om du skaber medieopmærksomhed for et fundraising arrangement, åbningsaften for en kunstudstilling eller en anden form for omfattende social sammenkomst, giver din pressemeddelelse medierne og offentligheden kendskab til arten af ​​arrangementet, og hvem du vil deltage ved at give detaljer om formålet med og målene for samlingen.

Brug det korrekte pressemeddelelsesformat

Få det bedste første indtryk med journalister ved at bruge standardformatet til at skrive pressemeddelelser. Når journalister eller redaktører hurtigt kan scanne gennem din pressemeddelelse og forstå detaljerne i arrangementet et øjeblik, vil de være mere tilbøjelige til at følge op og skrive en historie om din begivenhed. Standardformatet, der skal følges, indeholder en overskrift, tre eller fire afsnit, der beskriver begivenheden, og derefter yderligere oplysninger såsom begivenhedsadressen og kontaktoplysningerne. Skriv altid i tredjeperson - brug ikke pronomen "I."

Fokus på din tiltænkte målgruppe

Selvom du sender din pressemeddelelse til lokale medieorganisationer og journalister, skal du være opmærksom på læseren. Vælg aviser og blade, hvis læsere vil føle sig motiverede til at læse en pressemeddelelse om din aktivitet eller begivenhed. Find f.eks. Papirer, der normalt præsenterer information om velgørenhedsgalas, hvis din begivenhed er en fundraiser. Gør nogle undersøgelser om hver medieorganisation, hvor du planlægger at sende din pressemeddelelse og foretage passende ændringer, så de passer til tonen i din pressemeddelelse for at nå det specifikke læserskab.

Brug journalistisk tone

Behandle din pressemeddelelse som et objektivt nyhedsstykke om din begivenhed. Angiv de væsentlige fakta, der henviser til din organisation ved navn og som emne for stykket. Du vil ikke adressere dine læsere direkte; I stedet skal du blot give detaljer om arrangementet. Skriv trygt og sørg for at adressere de fem kritiske "W's" og "H" rapportering: hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan. Ved at overholde dette grundlæggende ideal skriftligt hjælper du dig med at pikere journalisten eller editorens interesse.

Proofread din udgivelse inden du sender den

Da detaljerne er så vigtige i din pressemeddelelse, skal du sørge for at læse mere end én gang, især for at få kontaktoplysninger rigtigt. Værre end ikke at sende en pressemeddelelse overhovedet sender en med unøjagtige oplysninger. Beskyt dit omdømme såvel som det af den begivenhed, du er fremme, ved at perfektere din pressemeddelelse kopi, før du sender det ud. Ved at indsende grundigt korrekturlæsning og ren kopi hjælper du med at opbygge et professionelt forhold til journalister og redaktører, som du sandsynligvis vil kontakte igen i fremtiden.