Sådan skriver du en mødemeddelelse

At skrive en mødemeddelelse tager mere end at skrive tid, sted og hvad der dækkes. Dine medarbejdere kan være travle, ikke påkrævet at deltage eller have andre grunde til ikke at komme til mødet, så du vil sikre dig, at din meddelelse maksimerer deltagelsen. Ved at dække alt det grundlæggende, hjælper du med at få flere kroppe i stole, hvis du har brug for en god valgdeltagelse.

1.

Start med grunden til mødet. Du kan invitere arbejdere, der normalt ikke er involveret i mødet, og de kan fejlagtigt tro, at mødet ikke har nogen fordel for dem, medmindre du starter med grunden til mødet. For eksempel kan programmører måske ikke afslutte at læse en mødemeddelelse om et finansmøde. Hvis mødet vil fokusere på nye hardware indkøb, der kræver programmering input, få disse oplysninger i begyndelsen af ​​din meddelelse.

2.

Inkluder de fem Ws. Gør det nemt for deltagerne at samle de logistiske oplysninger fra din meddelelse ved at bryde det ud med punktliste hvem, hvornår, hvor, hvorfor og hvilke sektioner. Hvis du bruger dette som din eneste formatering, sætter du tid, dato og sted sidst, efter du har overbevist folk om at komme.

3.

Giv negative resultater af nonattendance. Forøg vigtigheden af ​​din besked ved at inkludere ulemperne ved nonattendance og mødet, der ikke nåede sine mål. Hvis der f.eks. Er nok computerprogrammerere, der ikke deltager i mødet, kan dette resultere i forsinkelse af køb af ny hardware eller nonprogrammer, der beslutter, hvilken hardware firmaet vil købe.

4.

Fortæl, hvem der anmoder om mødet. Arbejdere vil ikke gå glip af et møde, deres direkte overlegen eller et firma, bigwig ringer. Hvis den person, der ringer til mødet, er vigtig, skal den medtages i meddelelsen.

5.

Bed om en RSVP. Du kan få lav deltagelse, hvis du planlægger dit møde på en dårlig tid for potentielle deltagere. Du kan også få lav deltagelse, fordi arbejdere fejlfortolker din besked. At spørge om RSVP'er giver dig mulighed for at afgøre, om du fejlagtigt meddelte din besked eller planlagt dit møde på en dårlig tid. Giv dine kontaktoplysninger, herunder dit telefonnummer og din e-mail-adresse.

6.

Medtag et opfordring til handling. Mange bruger teknologi til at planlægge aftaler eller have en anden måde at notere vigtige datoer på, såsom en væg- eller skrivebordskalender. Medtag en anmodning til dine inviterede om, at de noterer mødet nu, så de ikke glemmer det. Dette kan gøre det mere sandsynligt, at personer, der har truffet beslutningen om at deltage, baseret på din meddelelse, vil straks planlægge arrangementet.