Sådan skrives en rapport

En data-rapport er et teknisk dokument, der beskriver hvilke data du har samlet og viser, hvordan den blev analyseret. Mens en datarapport kan være et komplekst dokument, behøver det ikke at være organisation. Hvis du nogensinde har skrevet en laboratorierapport på gymnasiet, ved du allerede, hvordan du skriver en data rapport. Det er normalt opdelt i fire sektioner: en introduktion, en krop, en konklusion og et tillæg. Alt du behøver er et regnearksprogram og et tekstbehandlingsprogram til at skrive en professionel dataprofil.

Forberedelse

1.

Identificer dit publikum og hold dem i tankerne, mens du skriver rapporten. En data rapport skal være læservenlig for dem, der kun vil skimme gennem dataene, leder efter relevante fakta for at bakke op på konklusionerne, såvel som dem, der er mere teknisk indstillede og vil læse alle dataene for at sikre, at de understøtter din konklusioner.

2.

Saml alle de data, du brugte til rapporten, og skriv ned din analyse af den. Det er ikke klogt at begynde at skrive din rapport, før du har analyseret dataene og identificeret dine resultater.

3.

Organiser dine data i et eller flere regneark efter behov. Alle dine data skal medtages i rapporten, selv de data, der ikke blev analyseret. Hvis du brugte sekundære data, såsom data indsamlet fra andre rapporter, skal du holde denne adskilt fra dine egne data.

4.

Bestem, om du kan markere vigtige data i diagrammer eller ej. De fleste regnearksprogrammer som Excel kan generere diagrammer automatisk, når du har organiseret dataene efter behov. Velvalgte diagrammer hjælper med at demonstrere dine konklusioner.

Skrivning af rapporten

1.

Skriv en introduktions sektion. Dette indeholder normalt tre afsnit. Sammendrag først formålet med rapporten og de data, der analyseres. Medtag baggrundsoplysninger, der forklarer, hvorfor rapporten blev anmodet om. Derefter opsummere de spørgsmål, der stilles i analysen af ​​dataene og konklusionerne fra analysen. Endelig kortfattet redegøre for hvad der er indeholdt i resten af ​​rapporten.

2.

Opret fire afsnit i rapportens krop: Data, metoder, analyse og resultater. I nogle situationer kan det være at foretrække at kombinere afsnittet Metoder med afsnittet Analyse. Hvis din rapport indeholder mere end et sæt data med uafhængig analyse, gentages disse fire sektioner så ofte som nødvendigt.

3.

Skriv en beskrivelse af de vigtigste data, der anvendes til analyse i afsnittet Data. Kopier regnearkene, der indeholder dine data, og indsæt dem efter din skriftlige beskrivelse. I Microsoft Office skal du blot markere cellerne, kopiere dem og derefter indsætte dem i Word-dokumentet.

4.

Skriv ned de metoder, du brugte til at samle data og analyse i afsnittet Metoder.

5.

Skriv ned din analyse af dataene i afsnittet Analyse. Medtag i dette afsnit, hvad der blev analyseret og konklusionerne fra analysen. Indsæt eventuelle diagrammer, du oprettede fra dataene i dette afsnit.

6.

Lav en konklusioner sektion. Gentag de spørgsmål, du rejste i introduktionen, samt de mest relevante resultater fra analysen. Hvis din rapport indeholder mere end et sæt data eller analyse, er dette stedet for at sammenligne de forskellige resultater efter behov. Medtag eventuelle spørgsmål eller anbefalinger for yderligere data efter behov.

7.

Medtag et sidste bilag eller bilag, hvis det er nødvendigt. Hvis du har hundredvis af sider med data, kan det være at foretrække at sætte det i bilaget i stedet for i datafunktionen i rapporten. Indsæt eventuelle sekundære data, der er nævnt i rapporten i tillægget, herunder en henvisning, der angiver, hvor dataene stammer fra.