Sådan skriver du en virksomheds e-mail til en kunde for en forkert ordre

Virksomhedsemailen serverer mange formål, når den sendes vedrørende en ukorrekt ordre. Det tjener som et juridisk dokument, en undskyldning og en beslutning. Det forsøger at rette op på unøjagtigheden, mens den stadig bevarer kunden. En effektiv email giver klare oplysninger og opnåelige procedurer, der styrer kunden jævnt gennem ordrenes opløsningsproces.

1.

Behandl emailen som en elektronisk hard copy. Medtag alle de formelle genstande i et standard forretningsbrev i din virksomheds email. Angiv datoen for svaret og følg det med det gældende ordrenummer og en faglig hilsen, som "Kære Dr. A. Smith" eller "Kære Mr. John F. Smith."

2.

Brug første afsnit i din email for at give en kort introduktion. Introducer dig selv, redegør for ordrenes oplysninger og sørg for at kunden, at unøjagtigheden bliver rettet.

3.

Forklar rækkefølgen af ​​ordren i de følgende afsnit. Skriv de produktoplysninger, som kunden burde have modtaget mod, hvad der faktisk blev udstedt. Forklar de muligheder, der er tilgængelige for at løse den unøjagtige ordre og de skridt, som virksomheden vil tage for at fremskynde opløsningen, som f.eks. Ekspresforsendelse eller levering på samme dag. Vær klar og høflig.

4.

Brug de sidste afsnit til at vise påskønnelse. Tak kunden for hans forretning og tålmodighed. Angiv kontaktoplysninger og forretningstider for den repræsentant eller afdeling, der kan hjælpe kunden med eventuelle spørgsmål og bekymringer. Påmind kunden om at henvise ordrenummeret, når du kontakter afdelingen med spørgsmål og bekymringer.

5.

Afslut forretningsmailen med en professionel lukning, f.eks. "Hilsen" eller en simpel "Tak." Sørg for, at din underskrift indeholder din virksomheds titel og kontaktoplysninger, hvis det adskiller sig fra de oplysninger, der er indeholdt i det afsluttende afsnit.

6.

Brug et blokformat format til din e-mail, med al tekst, der begynder at skylle i venstre margen. Brug en skrifttype og en størrelse, der er let at læse, såsom Times New Roman 12 eller Arial 10, og inkludere dobbeltrum mellem hvert afsnit.