Hvorfor bruge et flowchart?

Som virksomhedsejere bør du altid stræbe efter at forbedre effektiviteten på din arbejdsplads, så du bør byde dig velkommen til ethvert værktøj eller en ressource, der hjælper dig med at udføre denne opgave. Effektivisering af processerne i din virksomhed kan også hjælpe dine medarbejdere med at øge produktiviteten, og mere produktivitet betyder mere salg. Et værktøj til at overveje er et rutediagram, som er en billedlig eller grafisk fremstilling af en proces. Anvendelserne af flowcharts er talrige inden for brancher, såsom underholdning, teknik, fysik og computerprogrammering. Formålet med flowcharts er at kommunikere, hvordan en proces fungerer eller skal fungere uden nogen forvirrende teknisk jargon. At forstå de store anvendelser af flowdiagrammer kan hjælpe din virksomhed med at køre i topniveau.

Definer en arbejdsproces

En af de vigtigste anvendelser af flowdiagrammer er at skildre gennem billeder, hvordan en proces udføres fra start til slut, typisk i rækkefølge. Et procesflowdiagram bruges ofte i træning til at dokumentere en eksisterende proces eller at evaluere effektiviteten af ​​denne proces. Hvis du for eksempel er usikker på om en bestemt proces er værd og tid, kan et procesdiagram vise flaskehalse eller duplikere opgaver. Du kan tilføje symboler til dit procesflowdiagram, hvor hvert symbol repræsenterer en person eller gruppe, der er ansvarlig for en opgave, beslutning eller output. Dit ledelsesteam kan derefter afgøre, om et hold er overudvidet, eller hvis nogle hold ikke er nødvendige for processen.

Evaluere timing af opgaver

Et andet vigtigt formål med flowdiagrammer er at identificere, hvor lang tid det tager at fuldføre hver opgave i en bestemt proces. Disse diagrammer er typisk lineære og læses fra venstre til højre. Du kan tilføje kolonner til timingdiagrammet for at angive, hvordan du klipper hver opgave, så du kan evaluere opgaverne i processen, som den vedrører tid. Dette er især nyttigt, når du analyserer deadline-orienterede opgaver og processer, fordi diagrammet viser områder, hvor opgaver kræver mere effektivitet og områder, hvor færdiggørelsen af ​​en opgave er afhængig af afslutningen af ​​en anden opgave. Flowdiagrammer, der analyserer timing, er særligt nyttige, når flere hold er påkrævet på et projekt, og kommunikation er afgørende for afslutningen af ​​projektet. At forstå, hvor lang tid hver proces tager, hjælper teammedlemmer med at forstå, hvordan man bedre udnytter deres arbejdsdag.

Fejlfinding og løsning af problemer

Det er svært at rette fejl og problemer i workflow, hvis du ikke ved hvad der gik galt og på hvilket tidspunkt i processen gik det galt. Derfor er fejlfinding et afgørende formål med flowchart. For at designe et flowchart fejlsøgning begynder du typisk ved at identificere problemet og skrive det problem i en boks øverst på flowchartet. Du vil så tegne en pil til kasser, der har forskellige mulige årsager til dette problem og derefter kasser for mulige løsninger, baseret på det problem, du identificerede. Hvis du f.eks. Har identificeret problemet som utilfredshed med din kundeserviceproces, vil du da komme med forskellige grunde til den utilfredshed, som kan omfatte lange telefonopkald ventetider, utilfredshed med leveringstider, utilfredshed med kendskabet til dine kundeservicere eller en opfattelse af, at dine reps er uhøflige og lidet formålstjenlige. Under hver af disse felter vil du udvikle en mulig løsning, der specifikt omhandler årsagen til, at dine kunder er utilfredse. Dette er blot et eksempel på, hvordan du opretter et fejlfinding flow diagram. Nogle virksomhedsejere kan lide at bruge en sand eller falsk model, hvor problemer løses ud fra simple sande eller falske udsagn, der er skrevet i kasser på diagrammet.