Arkiveringssystem til HR Manager

Når du er en human resources manager, har et organiseret, effektivt arkiveringssystem ikke kun om at finde ting hurtigt, selv om det er en ekstra fordel. Vedligeholdelsen og opbevaring af kritiske journaler er lovpligtig, og din lille virksomhed kan være ansvarlig, hvis du ikke gemmer oplysninger korrekt.

Organisation

HR skal vedligeholde filer på ethvert medlem af en organisation. Fordi visse oplysninger skal opbevares separat - medicinske oplysninger kan ikke medtages i personalebladet, for eksempel - flere filer til hver medarbejder er nødvendige. For effektivt at styre et stort antal filer, skal HR-arkiveringssystemet klart organiseres efter navn og emne, med standardformatering og brug af forskellige skabe til forskellige sæt informationer.

Records Retention

Gennemgå dine virksomhedspolitikker for at sikre, at du beholder optegnelser i henhold til statens bestemmelser. Bestem, hvor du skal gemme filerne. Du skal beholde journalerne for opsatte medarbejdere i en vis periode, men det er usandsynligt, at du bruger disse filer regelmæssigt. Overvej at placere gamle medarbejderdokumenter med en lager- eller arkivservice fra webstedet for at spare plads. Vedligeholde en database med arkiverede poster, der refererer til nummeret på den boks, hvori optegnelserne er indeholdt for nem hentning. Opbevar data om alderen af ​​posterne i hver boks og gruppér dem for hvert år, så optegnelser kan blive makuleret, når de overstiger de lovbestemte krav eller din organisations ødelæggelsespolitik. Undladelse af at holde et organiseret system betyder unødvendige opbevaringsgebyrer for organisationen.

Relevans

HR ledere ved at forvente det uventede. Usædvanlige situationer er så almindelige i HR, virksomhedswebstedet HR.BLR.com har en hel "HR Strange But True" sektion dedikeret til bizarre begivenheder - som den medarbejder, der forfalskede en jurypligtspåkaldelse for at få tid til en ferie eller den medarbejder, der ved et uheld indspillede en narkotikaaftale på HRs telefonsvarer. Mærkelige situationer kan afvige fra tid til anden, men det betyder ikke, at du ikke kan anvende din viden fra andre usædvanlige hændelser til at håndtere et aktuelt problem. Vedligehold emnefiler på bestemte emner, diskussioner og udvalg, så du ikke genopfinder hjulet, når et problem genopstår. Opbevar filer på de centrale problemer, der skal ændres, næste gang din organisation opdaterer sine policyhåndbøger. Gennemgå filerne regelmæssigt for at sikre, at materialet stadig er relevant og juridisk kompatibelt.

Elektronisk opbevaring

De fleste HR-afdelinger har flyttet til elektronisk opbevaring af data inden for HR informationssystemet. Beskyt disse oplysninger, som du vil arkivere og gemme dataene i et logisk format, så brugerne får adgang. Mærk elektroniske filer på en klar og ensartet måde med kategorier, der vedrører papirfilerne, så registreringer kan findes nemt og gennemgå dataene regelmæssigt for at sikre, at gammel og unødvendig information ikke sænker systemet. Organiser dine elektroniske data, så du kan køre rapporter efter behov.

Sikkerhed

HR-optegnelser er ofte følsomme af natur og er sandsynligvis beskyttet af fortrolighedsbestemmelser. Opbevar kritisk information sikkert, så adgangen er begrænset til kun de ansatte med tilladelse til at se oplysningerne. Opsæt sporingssystemer, som f.eks. Et elektronisk spor eller en papirlogbog, for at forblive opmærksom på medarbejderadgang, aktivitet på eller ændringer i posterne.