Sådan skriver du en problembaseret dagsorden

En problembaseret dagsorden er et nyttigt værktøj, der hjælper dig med at holde møder på sporet og sikre, at alle vigtige spørgsmål er til stede, mens din gruppe indkaldes. Oprettelsen tager højde for væsentlige problemer, prioriterer dem og bestemmer de nødvendige handlinger for hver enkelt. Møder udført i overensstemmelse med en udfordringsbaseret dagsorden bevæger sig mere effektivt og effektivt. Her er de trin, du kan bruge til at skrive en problembaseret dagsorden.

Bestem problemerne for dit møde

Identificer de problemer, som din gruppe eller organisation skal diskutere under mødet. Brainstorm presse problemer, du bliver udsat for, såsom budget bekymringer, land / lejekontrakter, personale stillinger, marketing eller andre vigtige punkter af diskussion. Diskuter emneideer med medarbejdere. Rådgivning af en kalender kan hjælpe dig med at angive spørgsmål, der er relevante for kommende arrangementer eller deadlines. Gennemgå protokollen fra tidligere møder for at løse eventuelle ufærdige eller indgivne problemer fra fortiden.

Arrangere problemer baseret på aktualitet eller betydning

Etablere prioriteter for alle identificerede spørgsmål. Du kan vælge at nedbryde dem i henhold til deres frister eller tidsramme. Mange spørgsmål skal behandles på en bestemt dato for at kunne gribe ind på dem. Andre spørgsmål kan prioriteres på dagsordenen ud fra deres betydning. Vigtige ting som budget, reparationer eller indkøb skal ofte indgå på dagsordenen på grund af nødvendigheden hurtigere end senere. De vigtigste elementer, hvad enten de er baseret på aktualitet eller betydning, skal placeres først på din dagsorden; mindre vigtige elementer kan vises i bunden af ​​dagsordenen.

Identificer nødvendige handlinger for problemer

Giv de nødvendige handlinger for hvert problem. Dine bestyrelsesmedlemmer eller møder kan ikke vide, hvad der skal gøres for at kunne handle på dagsordnen. Nogle gange er der behov for et forslag til yderligere undersøgelse. Mange ting kræver en flertalsgodkendt bevægelse for at komme videre med et køb, personaleudlejning eller andre vigtige beslutninger. Andre tilfælde kræver en beslutning om at yde støtte til problemet. Andre dagsordnede poster kræver ingen anden handling end at give information til dem, der deltager i mødet. Handlingskrav er integrerede dele af enhver problembaseret dagsorden.

Planlæg tid til at diskutere varer uden dagsorden

Medtag en tid til open-forum diskussion, når nye emner kan adresseres eller identificeres til videre undersøgelse. Mens de presserende detaljer kan være inkluderet i en problembaseret dagsorden, kan bestyrelsesmedlemmer eller mødedeltagere vide om eller vælge at diskutere yderligere emner, der er væsentlige for den virksomhed, der udføres af din gruppe eller organisation. Uden en bestemt tid på din dagsorden for at adressere yderligere emner, forhindrer du din gruppes evne til effektivt at håndtere vigtige, vigtige vigtige spørgsmål. En åben forummulighed er afgørende for, at din dagsorden fungerer korrekt.