Sådan skriver du et introduktionsbrev

I dagens verden af ​​øjeblikkelig elektronisk kommunikation bliver det gammeldags forretningsbrev ofte overset. En velskrevet salgsstat eller introduktion, der præsenteres på dit brevhoved, kan skille sig ud på et skrivebord, skabe en mere personlig forbindelse med en potentiel kunde og bedre levere din besked end en e-mail, der fortæller en travl leders indbakke. At forstå de vigtige elementer i et forretningsbrev kan hjælpe dig med at udarbejde bedre introduktioner, gøre dit punkt hurtigt og effektivt og få din fod i døren med en ny kunde eller kunde.

Organiser din besked

Det første skridt i at skrive et brev, der introducerer dig selv til en potentiel forretningspartner, indebærer at organisere hvad du vil medtage i brevet og beslutte i hvilken rækkefølge du vil præsentere dine oplysninger. Tænk på, hvorfor dit brev modtager vil læse det, snarere end hvorfor du vil sende det. Det betyder at bestemme de fordele, din potentielle kunde kan få i at arbejde med dig, i stedet for at præsentere dine produkts funktioner eller priser. Rangér de informative elementer, du vil medtage, så du ved, hvad du skal forlade, hvis dit brev begynder at blive for lang. Prøv at begrænse dit brev til en side for at forhindre at præsentere for meget information.

Åbning

Start med en sætning, som har en stærk indflydelse, og får læseren til at opdage de oplysninger, du har til hende. Dette kan omfatte at stille et spørgsmål, der kun kan besvares til din fordel, f.eks. "Ønsker du at reducere dine fragtomkostninger med 15 procent?" Du kan starte med en statistik, "Mere end 80 procent af virksomhedsejere betaler også meget for forsendelse af samme grund. "Din hoveddom skal vise et behov eller et problem, som læseren har, som vil fortsætte med at finde den løsning, du tilbyder. Hold dit åbnings afsnit til to eller tre korte sætninger, der gør et generelt punkt, men giver ikke et svar. Gør ikke fejlen ved at åbne et brev, der taler om dig selv: "I over 25 år har ABC Co. betjent metroområdet ..."

Præsentere dine fordele

Når du har pikeret din læsers interesse ved at demonstrere et behov eller et problem, tilbyder du en konkret løsning. Gør det så konkret som muligt for læsernes situation. Fortæl, hvordan du tilbyder løsningen, og giv et eksempel på et lignende firma, du har hjulpet. Hold denne sektion kort - jo mindre information du giver, jo mere læseren skal ringe til dig. Til stede nok information til at overbevise læseren, du kan løse hans problem, men ikke komme ind i detaljer om hvordan. Formålet med dit brev er at generere et salgsopkald, hvor du kan foretage en mere detaljeret præsentation.

Opfordring til handling

Afslut kropets brev med et opfordring til handling. Fortæl læseren, du gerne vil tale med ham i denne uge, og fortæl ham, at du vil ringe til sin assistent for at planlægge en tid for at komme sammen. Direkte læseren til dit websted og oplyse dit telefonnummer, hvis han ønsker mere information hurtigere end senere. Lad det ikke være op til kunden at kontakte dig "hvis interesseret." Dit brev skal gøre det klart, at læseren skal være interesseret og skulle få mere information.

Tilføj et indlæg

Afslut hvert indledende brev med en postscript besked. Dette skiller sig ud på siden, og mange læsere er trukket på det, før de begynder at læse brevets hovedlegeme. Må ikke gøre dette til en throwaway-linje, som f.eks. "Jeg glæder mig til at tale med dig." Medtag et stykke information, du vil skille sig ud, f.eks. "Vores lastvogne bruger GPS-tracking til at give dig 24 / 7 adgang til placeringen af ​​dine ordrer. "