Sådan skriver du en evalueringsrapport for en organisation

Evalueringer er en vigtig proces til måling og forbedring af ydeevnen. Som ejer af små virksomheder har du utvivlsomt udført nok evalueringer af dig selv, din virksomhed eller dine medarbejdere, at processen er blevet næsten anden art. En evalueringsrapport er i det væsentlige en formel dokumentation af samme proces. Hvis din evaluering er for en kundeorganisation, skal du bede organisationen om eventuelle relaterede rapporter, der tidligere er udført. Ikke alene vil disse rapporter give oplysninger, som skal behandles i den aktuelle evaluering, du kan også gennemgå den for at se, hvad kundens forventninger er med hensyn til formatering og detaljeringsgrad.

Forberedelse

Indsamle og gennemgå alle de data, der bruges til at gennemføre evalueringen. Mens du gennemgår dataene, skal du have en ide om, hvad rapporten vil sige, og hvilke konklusioner vil blive præsenteret.

Identificer de vigtigste interessenter for rapporten. Disse vil omfatte dem, der vil læse rapporten og have en indsats i sine resultater. Interessenter varierer men omfatter ofte lederne af organisationen, kunderne, leverandører, finansielle støttemænd og medarbejdere. Fordi interessenter er dit publikum, skal du holde deres spørgsmål og bekymringer i tankerne, når du skriver rapporten.

Lav noter af de konklusioner, der bliver tydelige, når du gennemgår dataene. Når du kompilerer dataene og skriver rapporten, er det normalt, at nye konklusioner bliver tydelige. Hold et åbent sind og lad dataene forme rapporten, snarere end at fremhæve data, der passer til dine egne forudindstillinger eller interessenternes mål.

Skrive evalueringsrapporten

Skriv ned overskriften til "Sammendrag" eller "Executive summary." Dette er den første del af de fleste evalueringsrapporter, men er normalt skrevet sidst. Brug dette afsnit til at sammenfatte de vigtigste punkter i rapporten, efter at du har gennemført de øvrige afsnit.

Skriv en "Baggrund" sektion med angivelse af årsagerne til, at evalueringen blev udført. Fremhæv resultater og anbefalinger fra tidligere evalueringer, der fører til denne rapport.

Skriv en "Scope" sektion, der beskriver, hvad der blev evalueret, og de datoer, evalueringen blev udført.

Skriv en "Reviewers" sektion med de personer og organisationer, der udførte evalueringen.

Skriv en "Evalueringsproces" sektion, der beskriver de trin, der blev taget under evaluerings- og noteringsværktøjerne og de anvendte ressourcer. Hvis mere end en evaluering blev udført, skal processen for hver beskrives særskilt.

Skriv en "Evaluering" sektion for hver udført evaluering. Disse kan være forskellige typer af evalueringer på samme emne, eller forskellige emner bliver evalueret. For eksempel kan en person have udført telefoninterviews, og en hjemmeside kan have været analyseret. Bortset fra tillægget er evalueringsafdelingerne normalt den længste og mest detaljerede.

Skriv en "Anbefalinger" sektion, notering anbefalinger fra hver evaluering. Mens hver evaluering kan have sin egen liste over anbefalinger, opsummerer de vigtigste anbefalinger på en kortfattet liste, der let kan læses og forstås af alle interessenter.

Skriv en "Referencer" sektion, hvis det er nødvendigt, med henvisning til tredjeparts ressourcer, der bruges til at foretage evalueringen. Dette kunne omfatte organisationspolitikker, missionerklæringer eller industripapirer om bedste praksis.

Skriv et "Appendiks" -afsnit, hvis det er nødvendigt, der indeholder data indsamlet, mens evalueringen udføres. Dette kan ofte være en eller flere separate dokumenter, herunder regneark eller andre data.

Prooflæse hele dokumentet og færdiggøre oversigtsafsnittet. Giv et udkast til kopi til hver anmelder for at sikre, at deres resultater er korrekt dokumenteret, før du udskriver en endelig version af rapporten.

Tip

• Mens de afsnit, der anbefales i denne artikel, er nyttige til de fleste evalueringsrapporter, skal du huske på, at din rapport muligvis kræver forskellige sektioner baseret på selve rapporten.