Sådan skriver du et effektivt forretningsforslag / brev

God kommunikation i erhvervslivet kan gøre en enorm forskel i, hvordan du opfattes. Uanset om du skriver et formelt forslag i brevform eller bare et forretningsbrev, ved at bruge korrekt formatering og forklare dine ideer klart og kortfattet, vil du sikre, at dit publikum forstår dine ideer og øger sandsynligheden for at se dem positivt.

Formater brevet

Formater brevet korrekt #. Skriv på brevpapir med dit navn, adresse og andre kontaktoplysninger centreret øverst. Hvis du ikke har brevpapir, skal du skrive dit navn og din adresse i øverste højre hjørne af brevet. Modtagerens navn og adresse skal være to linjer nede fra din adresse og i venstre hjørne. Placer datoen enten centreret under modtagerens adresse eller på højre side på linjen under modtagerens adresse. Sæt derefter en "Re:" linje på venstre side under datoen. Denne linje skal indeholde klar, kortfattet information om emnet for brevet. For eksempel, hvis du diskuterer et forslag, skriv noget som: "Re: Forslag om at udvide partnerskab."

Adresse til modtageren

Start dit brev med en formel hilsen ved hjælp af den rigtige titel på modtageren. Korrekte titler inkluderer Mr., Ms og Dr. Ikke henvend dig til en kvinde som fru eller frue, medmindre hun udtrykkeligt har fortalt dig det. Hilsen skal efterfølges af et kolon, så din hilsen ser sådan ud: "Kære Dr. Smith:"

Giv baggrundsdetaljer

Angiv noget baggrundsoplysninger i første afsnit. Hvis du for eksempel følger op på et møde, skal du kort diskutere emnet for mødet. Hvis du sender et forslag, skal du give en kort opsummering af forslaget i første afsnit. Dette kan hjælpe dit publikum med at forstå komplekse forslag.

Angiv dit formål

Angiv klart og kortfattet målet om dit brev og din anmodede næste handling. Når du skriver et forslag, skal du angive klare detaljer, der ikke tilføjer fremmed information. Et forslag til en forretningsordning skal f.eks. Give de grundlæggende vilkår i forslaget. Anmod om en opfølgning fra modtageren. Hvis du beder om specifikke handlinger fra modtageren - f.eks. Refusion eller forlængelse af en frist - angiv dette i sidste afsnit. Hvis forslaget giver potentielle fordele til modtageren, skal du sørge for at angive dette. En person, der anmoder om refusion fra en virksomhed, kan understrege, at denne tilbagebetaling ville opfordre hende til at beskylde virksomheden i fremtiden.

Luk brevet

Luk brevet ved at takke personen for hans overvejelse og opfordre ham til at kontakte dig, hvis han har spørgsmål. Brevet skal lukke med en valediktion som "Venlig hilsen" eller "Din virkelig" efterfulgt af et komma. Indtast dit navn et par linjer under valedictionen og skriv dit navn over dit indtastede navn.

Vedhæft dokumentation

Medtag evt. Dokumentation i dit brev. Angiv disse bilag ved at skrive "vedhæftninger:" på venstre side under din underskrift. Angiv de bilag, der følger med efter dette ord.

Tip

• Prooflæse dit brev til enhver typografi, stavefejl eller grammatiske fejl.

  Indsæt alle relevante statistikker eller fakta i dit forslag. Forslag er stærkere og mere overbevisende, når de er baseret på forskning eller virkelighedens oplevelse.