Sådan formateres en faktura

Som en lille virksomhedsejer fokuserer din levebrød på din evne til at få dine kunder til at betale dig rettidigt. Hvis du beskæftiger sig med store virksomheder eller endda små med strenge processer i kundefordringer, kan leveringen af ​​en korrekt formateret faktura være forskellen i at blive betalt i tide eller venter på, at virksomheden sorterer og godkender betaling. Derudover kan en korrekt formateret faktura hjælpe dine regnskabspartner med at betjene betalinger og bilægge tvister. Det er nemt at oprette en faktura skabelon i en tekstbehandling eller regneark ansøgning; tag tid til at formatere det professionelt.

1.

Angiv grundlæggende faktureringsoplysninger øverst på fakturaen. Inkluder datoen for fakturaen, eventuelle betalingsbetingelser for salget og forsendelsesoplysninger. Angiv et referencefelt for yderligere oplysninger, såsom kundens købsordrenummer eller anden reference.

2.

Nummer fakturaen. Hver faktura skal være unikt nummereret, så den kan spores individuelt i dine bøger. Mens virksomheder bruger mange ordninger til at tælle deres fakturaer, bruger mange præfikser til at angive det år, fakturaen blev oprettet og identificere kunder. I et faktureringssystem, der anvender dette nummereringssystem, kunne 12-004-1994 angive en faktura sendt i 2012 til kundenummer 004, hvilket gør den til den 1.994. faktura sendt det pågældende år.

3.

Indtast dit firmanavn, adresse og telefonnummer øverst på fakturaen i et "Remit to:" område. Disse oplysninger er ofte justeret med højre margin på fakturaer.

4.

Medtag klientens navn på fakturaen, i et "Bill til:" -felt. Dette skal være så konkret som muligt, herunder firmanavn, adresse og telefonnummer og eventuelt navnet på klientens repræsentant, der har købt varen. Nogle virksomheder kræver, at hver repræsentant bekræfter fakturaer, inden de betales, så manglende henvisning til en medarbejder kan forsinke betalingen. Disse oplysninger er normalt tæt på toppen, justeret med venstre margen.

5.

Giv en detaljeret liste over alle indkøb; dette udgør størstedelen af ​​fakturaen. For at spare plads kan du angive hvert enkelt element, dets pris og det samlede antal varer, der sælges i individuelle kolonner, og slutter med en linjetal for varen.

6.

Samlet alle linjeposter totaler for at opsummere salget på fakturaen. Anfør eventuelle ekstra gebyrer, såsom fragtgebyrer eller finansieringsomkostninger, i fakturaens krop efter det samlede antal købte varer. Anfør hver afgift med en beskrivelse.

7.

Angiv en samlet sum nederst på fakturaen. Dette bør afspejle, hvad du forventer, at kunden betaler dig for alle tjenester, der leveres på fakturaen. Inkluder dato forfalden og de betalingsformer du accepterer, såsom check eller pengeoverførsel.