Guide til effektive møder

Krydrede forretningsfolk frygter "døden ved at mødes" - den produktivitetskrævende, uendelige sløjfe af møder, der resulterer i uklar retning og endnu flere møder. Uanset om indstillingen er et højtbrændt boardroom eller en iværksætters hjemmekontor, lykkes eller fejler møderne i henhold til hver deltagers forståelse af, hvad der forventes efter samtalen afbrydes. Erfarne facilitatorer bruger flere strategier til at få mest muligt ud af ethvert møde.

At mødes, eller ikke at mødes?

Bestem om et møde virkelig skal kaldes. Hvis et telefonopkald eller en e-mail er tilstrækkelig, eller hvis der sendes et dokument til flere personer til tilbagemelding, opfylder behovet, så tænk to gange om, hvorvidt et møde er den mest produktive brug af alles tid. Ifølge kommunikationseksperten Tom Krattenmaker, "Løsningen på et uproduktivt møde kan være så simpelt som ikke at have det... Hvis det er meningen at dele information - hvilket alt for ofte er tilfældet i organisationer, der er plaget af dårlige møder - e-mail, notater og uformelle samtaler vil nok fungere bedre. "

Planlæg mødet

Møder skal have et klart formuleret sæt af mål og de rigtige mennesker ved bordet. Facilitatorerne skal tildele nøgleroller (formand, diskussionsleder, minuttager) og sikre, at dagsordenen bliver sendt til deltagere med tilstrækkelig ledetid til at give deltagerne mulighed for at forberede sig. Dagsordenen skal være tidsbegrænset med en klar handling eller et resultat i forbindelse med hver enkelt ting.

Sørg for, at deltagerlisten passer til dagsordenen, og sørg for, at alle, der er planlagt til at præsentere et emne, forstår, hvad der forventes af hende, før mødet starter.

Vær rettidig

Start møder i tide og fremskridt gennem tidsbegrænsede dagsordner så tæt på de angivne tidspunkter som muligt. Slut altid på eller før den planlagte tid; hvis der er resterende dagsordener, udsætte dem til et opfølgende møde. Lederskabskonsulent Carter McNamara siger: "Start altid med tiden, det respekterer dem, der viste sig i tide og minder om, at planlægningen er alvorlig."

Være følsomme over for virksomhedens mødekultur: Hvis folk normalt er planlagt til back-to-back møder, afslut mødet 10 minutter tidligt for at give mulighed for rejser og toilettet.

Opmuntre Gruppefokus

Del et sæt grundlæggende møderegler med alle deltagere, så alle ved hvad de skal demonstrere. McNamara siger, at "fire kraftfulde grundregler er: deltage, få fokus, fastholde momentum og nå lukning." Indstil forventninger om aktualitet og om nødvendigt præcisere standarder for brug af bærbare computere eller anden elektronik under mødet.

Afklare næste trin

Før mødet afbrydes, gennemgå de store beslutninger, der blev truffet, og alle de opgaver, der blev tildelt, og sørg for, at disse dokumenteres i mødemøderne. Giv gruppen et par minutter for at diskutere de næste trin - om der er behov for yderligere møder, eller hvis andre trin eller handlinger skal udføres som en del af et større projekt eller en proces.