Sådan skriver du en administrativ assistent brugervejledning
En administrativ assistent holder dine ledere og andre medarbejdere på rette spor ved at holde kontoret fyldt med forsyninger, planlægge aftaler og møder og besvare telefonen efter behov. De administrative assistenter, der arbejder for din virksomhed, er kun lige så gode som instruktionsmanualen, du skriver for dem. Denne vejledning beskriver dine virksomheders forventninger og forklarer klimaet og kulturen. Brug det til at forklare, hvordan du udfører specifikke opgaver og udforme reglerne for adfærd.
Lav en omslagsside til brugsanvisningen. Giv manualen en simpel titel, f.eks. "Administrativ assistenthåndbog og håndbog." Indtast navnet på din virksomhed og dens adresse på forsiden.
Opret en indholdsfortegnelse på den anden side. Indtast alle de emner, du vil medtage i håndbogen, som f.eks. "Besvare telefonen og tage meddelelser", "Diktering og transkription" og "Bestilling af kontorsartikler." De emner du lister afhænger af de administrative assistents ansvar. Ud over instruktioner om udførelse af opgaver skal du inkludere indhold som "Fraværspolitik", "Afbrydelser", "Fordele og lønninger" og andre relevante oplysninger, som en assistent skal have som medarbejder.
Opret en overskrift for hvert emne.
Angiv trinene for hver opgave ved hjælp af en punktliste eller nummereret liste, så assistenterne tydeligt kan se opgavenes progression. Antag ingen forudgående kendskab til opgaven; for eksempel instruere assistenten til at åbne tekstbehandlingsprogrammet for at skrive et dokument.
Brug klart sprog til at beskrive, hvordan du udfører hver opgave. Skriv f.eks. "Besvar telefonen ved at sige 'Hej! Tak fordi du ringede til [Business Name]. Dette er [dit navn], hvordan kan jeg hjælpe dig?'" For at instruere assistenterne om, hvordan du besvarer telefonen. Angiv de oplysninger, de skal indsamle fra opkaldet, når du tager en besked, eller før du overfører opkaldet til en anden person. Assistenten skal f.eks. Tage ned opkalderens navn, hvor han ringer fra og formålet med opkaldet.
Gem og udskriv instruktionsmanualen. Punch huller på venstre side af papirerne, og sæt dem derefter i bindemidlet.
Elementer du skal bruge
Computer- og tekstbehandlingssoftware
Printer
Papir
Hulstempel
2-tommers 3-ring bindemiddel
Gem en sikkerhedskopi af instruktionsmanualen, der er gemt på din computer, så du kan revidere og genoptryk den efter behov.
Tip
2016 Lønoplysninger til sekretærer og administrative assistenter
Sekretærer og administrative assistenter tjente en gennemsnitlig årsløn på $ 38.730 i 2016, ifølge det amerikanske bureau for arbejdsstatistik. I den lave ende tjente sekretærer og administrative assistenter en 25 percentile løn på $ 30.500, hvilket betyder 75 procent tjent mere end dette beløb. Den 75. percentile løn er $ 48.680, hvilket betyder 25 procent tjener mere. I 2016 var 3.990.400 personer ansat i USA som sekretærer og administrative assistenter.
Populære Indlæg
De bedste reklame- og forretningsfremmende foranstaltninger kan opnås ved hjælp af billige metoder, som f.eks. Flyvere, sponsorering af velgørenhedsbegivenheder, henvisninger og pressemeddelelser. Uanset hvilke metoder du vælger som virksomhedsejer, er nøglen at holde reklamefrekvensen igang og udnytte markedsvilkårene til at fremme din virksomhed. For
Læs Mere
Du kan manuelt tilføje et program til AVGs Firewall og andre sikkerhedskomponenter - herunder Identity Protection, Virus Scan og Residential Shield - for at forhindre utilsigtet karantæne eller blokering af en vigtig applikation. Selv om AVG søger sikkerhedstrusler på din computer ved hjælp af sin egen database med skadelige applikationer og virusdefinitioner, kan programmet muligvis stadig fejlagtigt identificere et program, du stoler på som en mulig trussel. Du s
Læs Mere
En virksomheds interne marketingkultur fremkommer som følge af politikker, procedurer, kommunikation og medarbejderengagement. Ved at tilpasse medarbejderudviklingsmål til din virksomheds strategiske mål, opmuntre deltagelse i beslutningsprocesser på alle niveauer i din virksomhed og inspirere medarbejdere med en overbevisende mission og vision, kan du motivere og styrke din arbejdsstyrke. Ov
Læs Mere
Udviser de bedste ord for adgangskoder er ikke nødvendigvis ord overhovedet, men er aberrationer af ord blandet med forskellige symboler og tal - noget som ikke kan gættes nemt. Og dette princip gælder virkelig for nogen, uanset om i erhvervslivet eller ej. Der er dog mindst én adgangskode, der dukker op i erhvervslivet, som du bør undgå. Læng
Læs Mere
Når de bliver spurgt, om de foretrækker at have kontanter eller tilgodehavender, vil mange småfirmaer sandsynligvis svare på kontanter. Ikke alle små virksomheder bruger kontantbaserede driftsmodeller. Virksomheder som rådgivning eller medicinsk praksis samler ikke alle penge med det samme og skal vente på at blive betalt. Når d
Læs Mere