Sådan bruger du Microsoft Access til fakturering

Microsoft Access er en del af Microsoft Office Suite af hjemme- og forretningsløsninger. De med MS Office 365 på en pc skal have adgang til MS Access 2016. Hvis du arbejder med en ældre version af MS Office, skal du muligvis downloade tilføjelsen, hvis den ikke allerede er en del af pakken. Microsoft Access er et database oprettelse og styringsværktøj. En af de magtfulde ting, som dette program giver dig mulighed for at gøre, er at bruge allerede etablerede data til at oprette og administrere fakturaer.

Opret databasen først

Mens du manuelt kunne oprette en faktura fra bunden efter behov, ville det ignorere kraften i hele Access-programmet. Opret databaseparametre, der indeholder alle relevante oplysninger, du vil spore og vedligeholde. Dette skal omfatte kontaktnavn, adresse, telefon, fax og e-mail til almindelige kunder, leverandører eller forretningspartnere. Hvis kontakten har en hjemmeside eller andre relevante oplysninger, skal du inkludere dette i databasen. En datatabel kan være grossistoplysninger for produkter, der indeholder produktets navn, SKU, engrospriser og detailpriser. En anden datatabel kan være klientdata.

For at oprette databasen, brug tabellen sektionen, der ligner Excel. Forskellen er Access er designet til at tage tabellerne og opbygge tilslutningsmuligheder, når du bruger andre værktøjer i programmet. Opret dataoverskrifterne og indtast dine data for at opbygge databasen.

Opret en faktura skabelon

Når du har oprettet databasen, skal du oprette fakturaen. Åben adgang og vælg Opret faktura fra menuen med muligheder til venstre. Når det fremhæves, skal du gå til topmenuen og vælge Opret og derefter Formularguide . Form Wizard tager de oplysninger, du vælger fra forskellige tabeller, for at integrere dem i en formular - fakturaen. Vælg templerede komponenter, der skal medtages i fakturaformularen inklusive faktura nummer, salgsdato, kunde-id, produkt-id, mængde og pris. Der er andre muligheder, men det er de grundlæggende komponenter i fakturaen. Tilføj til din skabelon som ønsket.

Når du arbejder gennem fakturaformularen, bestemmer du, hvilken information der vises i overskriften, og hvilken information går i underfelter. Tilpas fakturaen for at opfylde dit foretrukne fakturaudseende. Når du har alle de nødvendige oplysninger, skal du vælge Udfør . Navngiv skabelonen, som er gemt i fakturatabellen.

Ny kundefaktura

For at generere en ny kundefaktura skal du gå til linjen under faktura-tabelboksen. Vælg Ny post for en ny faktura for en kunde. Hver sektion af faktura tabellen bliver en rullemenu, hvor du kan trække oplysninger for fakturaen. For eksempel, hvis kunden allerede er i databasen, skal du vælge navnet på rullemenuen Kunde. Gør det samme for købsdatoen, produkterne og eventuelle priser ændres.

Hvis du skal foretage ændringer i fakturaen, skal du vælge fanen Design i øverste menulinje. Dette giver dig mulighed for at udvide og tilføje tekstbokse og informationsfelter som subtotaler. Brug fanerne Udformning på højre side til at oprette beregnede felter fra oplysningerne i den allerede oprettede skabelon i fanen Design. Gem fakturaen for at gemme alle dataene.

Tredjeparts skabeloner

Microsoft-udviklere har oprettet mange skabeloner til MS Access, så du ikke behøver at oprette din egen. Mange er gratis, selv om nogle er til køb. Søg efter en skabelon, der opfylder dine behov for at begrænse den nødvendige tilpasning.