Sådan bruges kommunikation til at opretholde organisationsstruktur i et projekt

Uanset arten af ​​dit forretningsprojekt er korrekt kommunikation afgørende for succes. At bringe et projekt i tid og inden for budget kræver input og samarbejde for hvert medlem af teamet, og det er vigtigt, at hvert holdmedlem opretholder klare kommunikationslinjer med projektlederen i alle faser af projektet. Der er en række værktøjer og teknikker, ledere og projektledere kan bruge til at sikre, at alle gør fremskridt, da projektets slutdato nærmer sig.

1.

Sørg for, at alle på holdet bruger det samme sæt af kommunikationsprodukter. Alle, der arbejder på projektet, bør dele et øjeblikkeligt kommunikationsprodukt for at øge afdelingens kommunikation. Brugere skal også bruge den samme e-mail-platform, da dette vil gøre planlægning af aftaler, sende vedhæftede filer og deling af notater lettere.

2.

Planlæg et stående ugentligt møde i begyndelsen af ​​projektet, og hold fast i den mødeplan så tæt som muligt. Mens der altid vil være nødsituationer, der tvinger omlægningen eller endog annulleringen af ​​projektstatusmødet, er det vigtigt at møde så ofte som muligt. Regelmæssige møder er den bedste måde at identificere mulige problemer på, som kan tvinge projektet til at falde bag planen.

3.

Opsæt et delt arbejdsområde på internettet eller virksomhedens intranet, og brug det websted til at dele dokumenter i stedet for at sende projektplaner og notater frem og tilbage. Kontakt din netværksadministrator for at oprette et dedikeret websted til dit projekt.

4.

Planlæg en-til-en-møder med centrale medlemmer af projektgruppen som vigtige deadlines-tilgang. Bed teammedlemmer om at bringe eventuelle leverbare projektartikler til mødet, så de kan revideres. Mange projekter fejler, fordi holdmedlemmer tror, ​​at de er på sporet, når de i virkeligheden arbejder på noget, der ligger uden for selve projektet.

5.

Kommuniker med ledelsen regelmæssigt, da projektet skrider frem. Sørg for, at ledelsen forstår projektets omfang og hvordan det skrider frem. Giv regelmæssige opdateringer til projektet og planlæg en-til-en-møder med relevante ledere, hvis projektet risikerer at falde bag planen eller gå over budgettet.

Ting, der er nødvendige

• Projektplanlægning software
• Fælles internettet eller intranetplads
• Instant communicator