Sådan håndterer du dine medarbejders disciplin

Som leder er det dit ansvar at enten oprette eller få kopier af den nuværende disciplinærpolitiske og procedurerhåndbog, give hver medarbejder en kopi og modtage en underskrevet bekræftelse på, at hver medarbejder har læst og forstået standarderne. Det er medarbejderens ansvar at overholde politikkerne eller imødegå konsekvenserne. Når du håndterer dine medarbejders disciplin, skal du følge procedurerne i håndbogen, så du udviser en retfærdig og konsekvent behandling mod alle medarbejdere og beskytter dig selv og virksomheden mod retssager.

1.

Overvåg dine medarbejders handlinger for at sikre, at de overholder disciplinpolitikken. Giv medarbejderne en fast men høflig påmindelse som svar på en første mindre overtrædelse. For eksempel, hvis du bemærker en medarbejder, der foretager personlige opkald uden for hans pause tid, skal han diskret minde om at foretage sine personlige opkald i løbet af en pause eller før eller efter arbejdet. Noter din verbale advarsel i medarbejderens fil sammen med tidspunkt og dato.

2.

Bed medarbejderen om at mødes med dig på dit kontor eller i en anden privat indstilling, hvis du vidner om, at hun gentager opførelsen. Forklar hende, at du mindede hende om ikke at foretage personlige opkald i løbet af arbejdstiden og give hende eksempler på passende tider til at foretage personlige opkald. Skriv en beskrivelse af hændelsen og nævn den tidligere verbale advarsel. Skriv den aktuelle dato, klokkeslæt og medarbejderens navn på papir. Tegn og dato papiret. Bed medarbejderen om at læse den og underskrive og aflevere den som en bekræftelse af dit møde. Rådgive hende om, at du lægger dokumentationen i sin medarbejderfil.

3.

Påmind medarbejderen om konsekvenserne, hvis han gentager adfærd, fx skal du udstede ham en sidste advarsel, der vil placere ham under prøvetid, hvilket kan betyde tabet af sit job.

4.

Giv medarbejderen sin endelige advarsel, hvis du vidner om adfærden igen. Sørg for, at hun forstår, at hun er på prøve, og hendes job er i fare, hvis det er en del af disciplinens politik og procedurer på arbejdspladsen. For eksempel, fortæl hende, at hvis du vidner hende, at du foretager personlige opkald i løbet af arbejdstiden igen i prøvetiden, vil du opsige hende. Dokumentere hændelsen, underskrive og dato papiret, og bede medarbejderen om at underskrive og dato det. Filer papiret i sin medarbejderfil.

5.

Kontakt medarbejderafdelingen for at kontrollere, at du har opfyldt alle kravene - f.eks. Efter en korrekt procedure for administration af disciplin og vedligeholdelse af dokumentation - inden du giver en medarbejder en opsigelsesvarsel.

Tips

• Spørg altid medarbejderen, hvis han forstår konsekvenserne af hans handlinger og hvad du forventer af ham i fremtiden; det er vigtigt at rydde op for enhver forvirring, han måtte have.
• Indstil en bestemt tid for prøveperioden, som f.eks. 30 dage.
• Nogle virksomheder tilbyder et medarbejderassistentprogram (EAP), hvorigennem medarbejderne kan få rådgivning til at hjælpe med deres adfærd. Hvis det er hensigtsmæssigt, henvis arbejdsgiveren til EAP.
• Tilby coaching eller retning til medarbejdere, der kæmper med jobbet, før de giver advarsler eller tager formelle handlinger. Det er vigtigt at give medarbejderne chancen for at lykkes.

Advarsel

• Sørg for at dokumentere alle interaktioner og disciplinære foranstaltninger skriftligt og indsende dem i medarbejderens fil. Stol ikke på din hukommelse, eller det kan blive en situation med dit ord mod medarbejderens ord. Skriftlig dokumentation er det eneste, der accepteres af domstole som bevis for, at der opstår juridiske vanskeligheder.