Sådan dokumenterer du et indtægtssystem

Et indtægtssystem refererer til måden, som et selskab genererer indkomst og hvordan det rejser gennem virksomhedens regnskabssystem. En regnskabsafdeling leverer politikker og procedurer samt dokumenter, som viser systemfunktionalitet og dets krav til vedligeholdelse. Det er nemt for regnskabsførere, når de har spørgsmål, eller når nye hyringer skal forstå processen.

1.

Skitsere de enkelte komponenter i indtægtssystemet for virksomheden. Disse kan omfatte oprettelse af fakturaer, fastsættelse af betalingsoptioner, behandling af betalinger, indbetaling af betalinger, gennemførelse af bankafstemning, lette indtægtsgenkendelse i regnskabssystemet, behandlingskreditter og rabatter, etablering af interne revisions- og kontrolprocedurer, administration af kundefordringer mv. Opret et rutediagram, der viser et overblik over de enkelte trin i indtægtssystemet til at medtage i dokumentationen. Flow diagrammer hjælper med at visualisere processen.

2.

Skriv op hvert trin i rutediagrammet på sin egen side, og giv detaljerne i de enkelte trin. Skitsere for eksempel trinene og procedurerne for at generere fakturaer, der bringer indtægter til virksomheden. Angiv trinvise instruktioner til oprettelse af firmafakturaer, herunder skærmbilleder af regnskabssystemet, processen til afsendelse eller afsendelse af fakturaer til kunden og trinene for indlevering af fakturaerne efter afsendelse. Lad ikke noget ud. Gør dette for hvert aspekt af indtægtssystemet.

3.

Detaljer de trin, der er nødvendige for at behandle checks, der modtages til betaling. Medtag procedurerne for behandling af betalingerne mod fakturaerne i systemet og indeholder vejledningen til oprettelse af bankindskud.

4.

Vis i dokumentationen for indtægtssystemet, hvordan du håndterer rabatter eller kreditter mod fakturaer for at sikre, at de korrekte beløb registreres i systemet. Medtag dokumentation for, hvordan du opretholder sikkerhedskopier af registrerede transaktioner.

5.

Skriv instruktioner om afstemning af betalinger foretaget i forbindelse med kontoudtoget samt adgang til bankkontoen online for verifikation.

6.

Afklare processen for håndtering af tab eller fakturaer, der afskrives, fordi de ikke betales. Dette kan indeholde instruktioner for at sende fakturaerne til samlinger, hvis det er en del af virksomhedens politik.

7.

Gennemgå alle dokumenter for at kontrollere, at alt er dækket. Indtægtssystemdokumentationen adskiller sig fra virksomhedens side og skal indeholde alle de politikker og procedurer for håndtering af indtægter. Dette kan omfatte titlerne på stillinger, som håndterer de specifikke funktioner, interne kontroller og mere.

Ting, der er nødvendige

• Flow chart software