Sådan skriver du Standard Operating Procedures (SOP'er) til dokumentkontrol

Organisationer og virksomheder af enhver art bruger dokumenter til at formidle budskaber både internt og eksternt. For at en organisation skal forblive effektiv, skal den udvikle mekanismer til styring og organisering af disse dokumenter. Faktisk offentliggør International Organization for Standardization eller ISO retningslinjer, som ikke-statslige organisationer kan bruge til at opfylde kvalitetsstandarder. Klausul 4.2.3 i ISO 9001-standarderne forklarer disse retningslinjer.

1.

Skitsere godkendelsesprocessen forud for udstedelsen. Forklar hvem der er ansvarlig for at få et dokument godkendt, og hvem skal underskrive dokumentet for at det kan anses for godkendt. For eksempel kræver nogle organisationer en signatur fra kvalitetschefen, mens andre kan kræve godkendelses signaturer fra flere personer i øverste ledelsesstillinger, såsom vicepræsident eller præsident.

2.

Definer standard driftsprocedurer for dokumentopdateringer og anmeldelser efter initial godkendelse. Angiv, om dokumenter skal revideres og opdateres regelmæssigt (fx halvårlig) eller påkrævet for at rette op på ændringer eller mangler i dokumenterne. Forklar mekanismer til registrering af dokumentrevisionen og efterfølgende genkendelse af dokumenter. Mange organisationer kræver samme signaturer til genkendelse som de gør for den oprindelige godkendelse af dokumenter.

3.

Skriv de trin, der er nødvendige for korrekt at identificere og registrere dokumentændringer. Du kan for eksempel kræve, at der opbevares en revisionshistorik med hvert dokument, der indeholder de ændringer, der blev foretaget ved hver revision. Forklar det system, der bruges til at identificere den nuværende revision af dokumenter, såsom et system med bogstaver og tal (f.eks. Rev. 23).

4.

Opret og forklare systemet til lagring og organisering af aktuelle dokuments revisioner. Du kan f.eks. Bruge organisationens netværksserver til at gemme dokumentfiler elektronisk eller mandat lagring af fysiske papirdokumenter. I hvert tilfælde forklare, hvordan medarbejdere eller autoriserede repræsentanter har adgang til dokumenterne og de tilladte rettigheder (f.eks. Udskrivning eller kopiering).

5.

Forklar hvordan officielle dokumenter skal holdes læsbare og identificerbare. Med elektroniske dokumenter kan du for eksempel forklare det filnavn, du bruger. For papirdokumenter skal du forklare, hvordan dokumenter skal håndteres og holdes brugbare (f.eks. Laminering eller genopkøb af dokumenter).

6.

Opret en sektion i dine SOP'er dedikeret til organisationen og adgangskontrollen af ​​eksterne dokumenter. Lav en liste over de eksterne dokumenter, du bruger (f.eks. Regerings- eller kundeforfattere). Forklar procedurer for at identificere og organisere disse dokumenter inden for din virksomhed, og hvordan du bliver opdateret med de nuværende versioner (f.eks. Hentning af offentlige agenturdokumenter online).

7.

Skriv en metode til identifikation af forældede dokumenter, hvis de bevares og forhindrer utilsigtet brug af disse dokumenter. For eksempel rydder eller sælger nogle virksomheder forældede dokumenter umiddelbart efter at have identificeret en nuværende version. Dette forhindrer gamle dokumenter i at ligge og sørger for, at de ikke bliver brugt ved et uheld.