Hvordan tilbringer en arrangementskoordinator en arbejdsdag?

Forvent det uventede. Det kunne være mottoet for hver eventkoordinator. De fleste eventplanlæggere er enige om, at der ikke er noget som en typisk dag. Bare spørg Carol Rosen, en certificeret special events planlægger fra Los Angeles. En dag forbindes Rosen med nye leverandører. Dernæst udarbejder hun arrangementskontrakter. Med brede funktioner og konstante deadlines er feltet hurtigt og krævende. "Kort sagt, der er ikke nok timer på dagen, og der er ikke nok weekender i året", siger Lou Ann Dunn, en certificeret Master Bridal Consultant og ejer af Artful Parties i Salina, Kansas. Spændingen kan dog være umagen værd. Eventplanlæggere siger, at intet er mere givende end at give kunderne deres drømmehændelse. Hændelsesplanlægning er en af ​​de bedste erhverv at være i lige nu, ifølge US News & World Report. Tal fra US Bureau of Labor Statistics viser jobsikkerhed, med ansættelse af møde og konventionsplanlæggere satte sig til at vokse i alt 16 procent mellem 2008 og 2018.

Rutinemæssige opgaver

Eventplanlæggere bruger meget af deres tid på kontoret. For Rosen betyder det mange timer på computeren eller telefonen med leverandører eller kunder, hammering kontrakter, produktionsplaner, planer og andre detaljer. Rosen sagde, at hun får mange, mange e-mails fra leverandører, der ønsker at arbejde sammen med hende eller være på sin foretrukne liste, og hun bruger tid hver dag og henviser dem til netværk og pædagogiske kilder. Fra kontoret forsker arrangementskoordinatorer også og vælger arrangementssteder, arrangerer supporttjenester som catering, etablerer elektronisk kommunikation til arrangementer, forhandler aftaler med faciliteter og leverandører og skaber budgetter, der projekterer hændelsesudgifter.

Uden for kontorarbejde kan der være tale om løbende begivenhedsrelaterede ærinder og afholdelse af forholdsbyggende møder med spillesteder og leverandører som fotografer, cateringfirmaer og blomsterhandlere.

Ideudvikling er også en del af jobbet. Når hun ikke opretter nedtællinger til store arrangementer, siger Tiffany Klein, en certificeret begivenhedsplanlægger med Rosecrest Special Events i San Francisco, at hun scorer magasiner, internettet, museer, restauranter og butikker til udsmykning, sælger og spillested. "Jeg kan godt lide, at hver part har et twist, og jeg tror ikke, jeg har gjort det samme to gange, " sagde Klein. Hvis en begivenhed afventer, er Klein travlt med at bekræfte menuer, taler til blomsterhandlere og cateringfirmaer "en million gange" for at stryge sidste minuts detaljer, fastgøre belysning, skabe festfavør og arrangere valørparkering og beklædning, blandt andre opgaver. "Det er de små detaljer - det jazzband, der spiller under cocktailtiden eller tyske ølkystere og ølsten på et Oktoberfest-fest - der gør en fest virkelig speciel og mindeværdig for gæsterne, " sagde Klein.

Klient møder

At komme sammen med kunder er en stor del af enhver eventkoordinatorens job. Rosen tidsplaner "mødedage" for at konsultere kunder i en "afslappet men professionel atmosfære" på hendes hjemmekontor. Hun passer til to møder om dagen, med tiden mellem hver for at organisere eventrelaterede filer. Hun nyder især at arbejde sammen med klienter, der beder om det usædvanlige eller det upraktiske - og finde en måde at gøre anledningen til at ske. For eksempel producerede hun engang et bryllup i syv uger for en brud med et lille budget og en mor med trin 4 kræft. Moderen var der for at danse på sin datter bryllup og døde uger senere. "Der er ikke noget bedre end at kunne arbejde lidt mirakel, " sagde Rosen.

Men at arbejde med kunder går ikke altid efter planen. Forvente walk-ins eller potentielle kunder, der går ind uden aftale. "En walk-in kan ødelægge en dag, " sagde Dunn. "Det er en vurdering af, hvordan man skal håndtere en walk-in. Det er meget svært at vende en potentiel klient væk. Men på den anden side skal du træffe en beslutning om, hvad der er bedst for dig og din virksomhed. Det er her at være en erfaren eventplanlægger hjælper. "

Vis tid

Kranetid for arrangementskoordinatorer kommer under arrangementer. Planlæggere skal være til stede for hver begivenhed, overvågning af levering og opsætning af salgsautomater såsom mad, belysning eller udstilling af kabiner og hjælper med at registrere deltagere og udstede navneemblem. De arrangerer transport til og fra arrangementet, og hjælpedeltagere gør overnatningsreservationer. Også på to-do-listen: Kontrol af mødelokaler for tilstrækkeligt siddepladser og audiovisuelt udstyr og sikring af hændelser følger brand- og arbejdsbestemmelser. Koordinatorer skal vurdere, om arrangementet opfyldte kundens mål, ofte gennem undersøgelser, der beder om tilbagemelding om deltagernes oplevelser. Efter forestillingen kan en planlægger sammenligne begivenhedens omkostninger og fordele for at hjælpe kunderne med at afgøre, om udgifterne var umagen værd. For Klein er hændelsesdagen flot på hendes kage. "At se et klasseværelse, spisestue eller baggård omdannet til en fest er virkelig sjovt og glædeligt, " sagde hun.

Fysiske krav

Forvent ikke en ni-til-fem-timeplan. Planlæggere kan arbejde betydeligt mere end 40 timer om ugen, hvilket fører til en større begivenhed. Under en begivenhed kan timer løbe fra 5:00 til midnat. Weekend timer er også almindelige. Møde- og messecoordinatorer står ofte over for stående, vandre- og løfteforsyninger. For Rosen, der specialiserer sig på bryllupper, giver trykket en stor udbetaling: "Den største glæde hjælper nogen med at producere en social begivenhed, der er præcis, hvad de forestiller sig, og hvor alle elementer kommer sammen problemfrit."