Hvordan skriver jeg en standardmanual til håndtering af operationer?

En virksomhed eller organisation kan mere effektivt lette uddannelsen af ​​nye medarbejdere ved brug af velskrevne standardoperationsprocedurer. Udover træning giver en SOP-manual de eksisterende teammedlemmer en ressource for mindre hyppigt anvendte procedurer, hvilket sikrer, at procedurer udføres med den korrekte protokol og vedligeholder kvalitetskontrol. At skrive en standard driftshåndbog kræver, at man har en klar forståelse af de trin, der er involveret i en bestemt proces.

Definer kerneprocesser

Se på alle de centrale processer, som din virksomhed har. Begynd at definere hvilke processer der skal skitseres og kortlægges i SOP-maualet. Mens du måske ikke kortlægger hver eneste proces, er det vigtigt at etablere de mest grundlæggende og vigtige. For eksempel kan en restaurant definere kerneprocesser om, hvordan en bestemt signaturskål laves. Lige så vigtigt er processen for rengøring af restauranten. Lav en liste over dine kerneprocesser, så du kan integrere hver enkelt i SOP-manualen, når du har kortlagt det.

Kort hver proces

Hver proces defineres af de trin, der er nødvendige for at fuldføre processen. Manglende et trin kan betyde en tabt eller forsinket ordre eller et defekt slutprodukt. Kortlægning tegner arbejdsgangen.

For eksempel, siger du opretter en SOP for salgsprocessen af ​​en internetforespørgsel. Først skal du kortlægge hvordan ledelsen i første omgang kontaktes efter at have anmodet om oplysninger: telefonopkald, e-mail eller tekst. Kort hvor mange gange dit salgsteam foretager opfølgninger, hvis udsigten først kan nås med specifikke scripts for hver kontaktperson. Kort et andet script til, hvornår udsigten er nået, samt et sæt opfølgninger afhængigt af om prospektet køber dit produkt eller din tjeneste eller beslutter at holde af. Når du har kortlagt, skal du skrive processen i enkle trin.

Opret tjeklister og formularer

For enhver proces er det lettere for holdmedlemmerne at følge en formular eller tjekliste. Udvikle en omfattende skabelon baseret på den kortlagte proces. Hvis du har brug for at indsamle specifikke oplysninger ved klientindtaget, skal du sørge for, at skabelonen har alle nødvendige oplysninger udarbejdet kortfattet. Antag ikke holdmedlemmer at huske alt i SOP, især når en klient sidder foran dem. Integrér tjeklisterne og formularerne som et tillæg til dit proceskart og trin.

Integrér i en SOP Manual

Når du har kortlagt hver proces og oprettet alle understøttende dokumentskabeloner, skal du integrere dem i en fuld SOP-manual. Organiser manualen baseret på afdelinger. For eksempel kan du have afsnittet "Salg, " "Operationer" og "Distribution" i SOP-manualen. Hvert afsnit vil derefter blive opdelt yderligere i kerneprocesserne i den pågældende afdeling, generelt i den rækkefølge, som hver kerneproces finder sted i det samlede Levering af varer. I afsnittet "Distribution" kan du have flere kerneprocesser, der omfatter "Få ordren", "Emballering til levering", "Fragt" og "Opfølgning".

Organiser SOP manualen med en indholdsfortegnelse, og angiv hver procedure i en fed titel overskrift. Du kan endda inkludere faner for teammedlemmer, så du nemt kan bladre gennem manualen for at hjælpe dem med at finde relevante SOP'er i deres afdelinger.