Hvordan skriver jeg en positiv e-mailbesked?

Skrivning af en positiv e-mailbesked indebærer klart at definere dit formål, diskutere offentlige (ikke private) problemer og undgå emotionelle svar, jargon eller slang. Ved at adressere kun et enkelt emne og specificere det i din emnelinje, kan du fokusere på at formulere en sikker bekræftelse og angive et opkald til handling. Beskriv indholdet af vedhæftede filer, hvis det er relevant, og angiv hvad modtageren eller modtagerne skal gøre med materialerne. Indsæt altid en underskrift og kontaktoplysninger til opfølgning, hvis der opstår spørgsmål. Håndtering af forretningsproblemer ved brug af e-mail kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer for at undgå misforståelser og unødvendig konflikt.

1.

Start en ny besked ved hjælp af dit emailprogram. Angiv hvem meddelelsen er beregnet til, og angiv eventuelt hvem der skal kopieres eller blindekopieres på meddelelsen. Undgå at bruge en bred distributionsliste, fordi fristelsen til at bruge funktionen "Svar til alle" giver problemer, især når du håndterer potentielt flygtige problemer ved brug af e-mail. Angiv et emne. Vær så specifik som muligt og undgå at bruge negative eller inflammatoriske ord. For eksempel, for at løse en tvist over en projektfrist, skal du bruge en sætning som "Projektfristens valgmuligheder."

2.

Hils modtageren eller modtagerne. Især hvis meddelelsen er rettet mod kunder, interessenter eller sponsorer, skal du bruge en formel hilsen. Inklusive en personlig adresse angiver en positiv tone for e-mailen.

3.

Skriv en indledende sætning, der beskriver hvorfor du sender meddelelsen. Undgå at sætte personlige oplysninger i en e-mail, ved hjælp af e-mail for at dække en fejl eller formidle overraskende dårlige nyheder, hvis du bedre kunne håndtere det personligt eller ved et telefonopkald.

4.

Forklar i nogle få afsnit, hvad du vil have læseren eller læserne til at gøre, når de har læst din besked. Medtag forklarende referencer eller ressourcer, hvis det er nødvendigt. Giv om nødvendigt alternative løsninger. For eksempel, i en besked designet til at formidle en begivenhed aflysning, liste alternative datoer og tider og give registreringsoplysninger.

5.

Sammendrag din meddelelsesformål og nødvendige handlinger. Undgå at bruge nogen flippant sarkasme eller humor, fordi disse lette teknikker kan fejlfortolkes, især i multikulturelle miljøer. Hvis du svarer på eller videresender en negativ besked, skal du ikke ændre den originale besked, men forsøge at omlægge de negative følelser i et mere positivt lys ved at levere alternative løsninger.

6.

Brug stjerner, fed formatering og farve eller skriftstørrelse til at fremhæve vigtige ord, men undgå at bruge disse teknikker overdrevent, især rød farve, fordi det kan formidle en unødvendig negativ besked. Brug humørikoner sparsomt, fordi de kan virke uprofessionelle. Antag ikke, at et smilende ansigt efter en negativ udtalelse gør det til en positiv.

7.

Tjek din stavemåde, grammatik og tegnsætning, inden du sender meddelelsen. Hvis du gør det, har du taget dig tid til at forberede en positiv og hjælpsom besked til at formidle information, løse et problem eller reagere på en forespørgsel.