Hvordan skriver jeg en forretningsbog med kabinet?

I løbet af normal forretning skal din virksomhed bruge forskellige breve til at kommunikere med kunder, leverandører, salgsledere, medarbejdere og en række andre mennesker. Selv om formelle forretningsbrev kan virke lidt forældede i en meget digital verden, vil det være en professionel organisation, der ved at vide, hvordan man korrekt formaterer og sammensætter et brev og gældende bilag, sikrer, at du og din virksomhed betragtes som en professionel organisation.

Angiv et klart formål

Når du skriver din virksomhedskorrespondance, angives dit formål klart og forbinder din besked direkte med de emner, du vedlægger. Du kan følge op på en anmodning om oplysninger om din virksomhed, introducere dig selv til en potentiel klient eller nærme dig en investor med et forretningsforslag. Når modtageren ved, hvorfor du skriver, vil de vedhæftede filer du sender dem gøre mere fornuftigt og vil blive betragtet gennem linsen af ​​oplysningerne i dit brev.

Indkapslinger inviterer til fortsat engagement

• Fordøjelige oplysninger: Med fremkomsten af ​​e-mail er mængden af ​​kommunikation, der flyder rundt om digitale veje, massiv. Den gennemsnitlige medarbejder modtager mellem 100 og 200 e-mails hver dag og kan bestemt ikke fordøje alle de oplysninger, der findes i hver enkelt. Et trykt brev kan skille sig ud fra den digitale indbakke og tage fat i læsernes opmærksomhed. Inviter din læser til at engagere sig mere ved at læse dine bilag for at få mere information om din virksomhed eller reagere på dine forslag.

• Tilbagemelding: Selvom breve er en form for kommunikation, er de ret ensidige. Du har mulighed for at levere din besked, men du modtager ikke feedback fra den person, du skriver. Vedhæftninger giver dig mulighed for at høre den anden side af "samtale". De beder om et svar ved hjælp af et returkort, e-mail eller udfyldelse af en formular og giver dig en ide om, hvor godt din besked blev modtaget.

Eksempler på kabinetter

Der er ingen faste regler for, hvad der kan vedlægges dit brev. Send dog kun det, der er vigtigt for dit formål. Overbelast ikke modtageren med så meget materiale, at de føler sig overvældet; du vil have dem til at læse materialet, ikke kassere det. Eksempler på indhegninger omfatter:

• Brochurer - dokumenter, der indeholder oplysninger om dit firma, produkter eller tjenester
• Juridiske dokumenter - Beskyttelse af personlige oplysninger, udgivelsesformularer
• Budark - ansøgninger til leverandører om at udføre arbejde for din virksomhed
• Skatteformularer - W-9 skattedokumenter, du skal beholde

Formatering af brev til bilag

Et formelt forretningsbrev skal gøre læseren opmærksom på, at du vedlægger dokumenter. Det er en god idé at henvise til dokumenterne ved navn, og hvis de har brug for et svar, nævnt det også. For eksempel, "Udfyld venligst og send den vedlagte W-9-formular til vores kontor senest den 31. december." I slutningen af ​​dit brev indeholder to linjer under din underskrift også et af følgende notater:

• Kabinetter (2)

• Vedlæg: Produktbrochure (1), Kundeanmeldelser (2)

• Indk.: W-9 Formular

I fortiden inkluderede standardsprog for at nævne vedhæftninger sætningen "Vedlagt, find venligst ...". Denne sætning er imidlertid forældet og falder ud af brug. Efter alt har du allerede fortalt din læser, at du vedlægger dokumenterne, så de behøver ikke at finde dem. Du skal blot skrive, "Jeg omslutter _ ____, " skal være tilstrækkeligt.

Indkapslinger i den digitale verden

Da en stor forretningskorrespondance finder sted via internettet, kan meget af din brevskrivning ske som e-mails. I dette tilfælde vil du vedhæfte dokumenter elektronisk og ordlyden kan skiftes for at afspejle ændringen. Husk at beholde dokumentfiler i passende formater og i rimelige nedlastelige størrelser.

Kontroller inden afsendelse

Sørg for at indsætte dine kabinetter sammen med dit brev inden afsendelse. På samme måde, hvis du sender en email, skal du sikre dig, at du faktisk vedhæfter dine dokumenter. Selvom det er nemt at gøre denne fejl, kan du glide op på denne detalje, hvilket giver dig et professionelt billede og giver modtageren det indtryk, at du ikke holder øje med detaljerne.