Fire typer data i et regneark

Uanset om du arbejder for en lille mom-and-pop-operation eller tilhører et kæmpe multinationalt firma, er regneark sandsynligvis et uvurderligt redskab til din virksomhed. Alle virksomheder håndterer forskellige slags data, f.eks. Kundelister, lagerbeholdning, kundefordringer, marketingkontakter og meget mere. Regneark gør det nemt at indtaste oplysninger i et regneark (en enkelt fane eller "side" i en regnearkfil) og til at manipulere oplysningerne til præsentation og analyse. Selv om der er mange forskellige typer data (og mange måder at karakterisere dem på), afhænger din virksomhed sandsynligvis af fire vigtige typer information til din datahåndtering.

Dollars, Dollars, Dollars!

Hvad kan være mere kritisk for en virksomhed end at holde øje med de penge, der kommer ind, og de penge, du bruger. Regneark er ideelle værktøjer til at se og analysere bevægelsen af ​​penge ind og ud af din virksomhed. Du kan formatere et segment af dit regneark - vælg kolonner, rækker eller en række celler - for at genkende numeriske poster som penge. Din software vil automatisk anvende den formatering, du har valgt til pengeposter, f.eks. At anvende et dollarskilt på posten og vise det med to decimaler for at repræsentere cent. Der er mange måder, du kan ændre udseendet på, f.eks. Ved at vælge en anden valutaenhed end US-dollar eller eliminere cents-indtastningerne, hvilket er nyttigt for store dollarbeløb.

Håndtering af numre

Virksomheder holder styr på en forfærdelig masse numeriske data foruden penge. Nogle af det er ligefrem tæller, ting som antallet af køretøjer i virksomhedens flåde eller antallet af gange hver enkelt af dine kunder er blevet kontaktet via telefon. Andre numre er mere repræsentative, f.eks. Kundens telefonnumre eller medarbejdernes personnummer. Nogle virksomheder har behov for at opretholde lister over endnu mere specialiserede numeriske data, såsom breddegrad og længdegrad eller kongressdistriktnumre.

Dit regneark tilbyder også talrige formateringsindstillinger for disse typer tal. Du kan få tallene til at vises med eller uden kommaer eller med en standardiseret stil med bindestreger og parenteser, hvis det er relevant. Det kan være, at dine telefonnumre vises med områdekoden inden for parentes, f.eks. Eller Social Security-numre, der indeholder streger på de relevante steder.

Tekst som en type data

Kundenavne, produktbeskrivelser, byer, lande, e-mailadresser - alle disse og mere - kommer rutinemæssigt ind på regneark i tekstformat. Tekst er utvivlsomt en form for data. For eksempel kan dit regneark næsten øjeblikkeligt alfabetisere en lang liste med navne, fordi den genkender tekstindtastningerne som data og kan manipulere dem korrekt.

Vær opmærksom på dine tekstindtastningsfelter. Du kan f.eks. Indtaste kundens fornavne i et særskilt felt fra efternavne. Dette gør det nemt at sortere listen alfabetisk på enten for- eller efternavnet. Tilsvarende kan det ikke være så nyttigt at indtaste en fuldstændig adresse i en enkelt celle som at dele adressen i separate felter, f.eks. By, Stat og Postnummer for at muliggøre hurtig sortering på disse parametre.

Tip

• Datoer kan udskrives i tekstformat eller i standardiseret numerisk format. Hvis du identificerer et datafelt eller en række celler i dit regneark som en datoindtastning, kan dit regneark nemt konvertere frem og tilbage mellem numeriske og tekstrepræsentationer.

Arbejdsark formler

Selv om data ikke er præcis, er evnen til at indtaste formler et vigtigt element i databehandling i regneark. Forestil dig at blive bedt om at gennemgå salget af de seneste fem år for hver enkelt af mere end tusind produkter for at se, hvor salget stiger og hvor de falder. Gør en opgave som denne manuelt ville tage dage, hvis ikke uger, og involvere utroligt tedium. Men med en velformuleret formel eller to kan et regneark klare opgaven om få sekunder.