Fax Etiquette

At sende forretningsmaterialer pr. Fax er blevet stort set computeriseret, selvom forretningskommunikations etikette regler stadig gælder. Dette er for at sikre en professionel præsentation, og at dine faxer kommer til de påtænkte modtagere, og fortrolige oplysninger holdes private. Faxetikette hjælper også med at etablere interne regler og retningslinjer for at effektivisere faxprocessen.

Udgående faxidentifikatorer

Uanset om fax skal sendes elektronisk eller pr. Telefax, skal hver fax altid ledsages af identificerende oplysninger. Dette skal indeholde firmaets navn og logo, kontaktoplysninger og navnet på den enkelte, der sender faxen. Inkluder også datoen for faxoverførslen, bilagets art og størrelse og en note, der angiver årsagen til faxen.

Ingen spam

Brug ikke din faxmaskine til at sende spam eller uopfordrede annoncer - det vil kun irritere dine kunder. Begræns faxmeddelelser til ønskede oplysninger og lejlighedsvise nyhedsopdateringer, og hold kortvarige faxer kort - højst en eller to sider. Beskyt også dit faxnummer, så du ikke får spam. Dette kan binde din maskine og affaldspapir og blæk. Udlever kun dit faxnummer efter behov og afskrække personlig faxning af medarbejdere.

Beskyt fortrolige oplysninger

Husk ikke, når andre sender faxer, og når du ser en ny fax i bakken, skal du fjerne den, vende den over, læg den i modtagerens indbakke eller levere den personligt. Dette vil hjælpe med at holde privat information fortrolig. Prioritere brug af faxmaskine, hvis det er nødvendigt for at sikre, at de umiddelbare afsendelses- og modtagelsesbehov først dækkes.

Reguler faxing

Hvis det er muligt, overdrage indgående og udgående faxmeddelelser til en administrativ assistent, der kan prioritere faxbehov og sikre, at dokumenter kommer, hvor de skal hen. Dette eliminerer behovet for medarbejdere til at vente i kø for faxen, jævnligt tjekke maskinen eller jockey for position. At have en person, der er ansvarlig for denne opgave, kan strømline operationer og gøre faxen mere effektiv.

Når ikke faxes

Husk at faxer har potentiale til at ses af flere øjne end dem, der tilhører navnet på omslaget. Fax ikke private oplysninger, som personaledokumenter eller firmaets finansielle data, som kan være potentielt skadelige i de forkerte hænder. Overvej levering over natten eller endog sneglepost for denne type data.