Ansigt til ansigt kommunikation i erhvervslivet

Nye kommunikationsmetoder som teksting, e-mail og videokonferencer erstatter hurtigt ansigt til ansigt forretningskommunikation. Kun 29 procent af universitetsstuderende foretrækker ansigt til ansigt kommunikation, ifølge en 2010 "University of Media" undersøgelse foretaget af Mindshare Business Planning gruppe, Alloy Media og Brainjuicer. I stedet sender eleverne mere end 50 sms'er pr. Dag. Da disse unge voksne kommer ind på arbejdspladsen, bliver de mere komfortable med ny teknologi end tidligere generationer. Alligevel spiller face-to-face kommunikation en dominerende rolle i erhvervslivet.

Fordele

Det store flertal af chefer, der stadig føler sig ansigt til ansigt, er afgørende for erhvervslivet, ifølge en undersøgelse fra Forbes Insights for 2009 af mere end 750 erhvervsfolk. Faktisk sagde otte ud af 10 respondenter, at de foretrak ansigt til møde møder over teknologibaserede møder som videokonferencer. Ansigt til ansigt møder "opbygge stærkere, mere meningsfulde forretningsforbindelser", sagde de, samtidig med at bedre sociale muligheder blev bundet til kunder og kollegaer. Det er også lettere at læse kroppssprog og ansigtsudtryk og fortolke ikke-verbale kommunikationssignaler. Respondenter overvældende aftalte ansigt til ansigt kommunikation er bedst for overtalelse, lederskab, engagement, inspiration, beslutningstagning, ansvarlighed, godhed, fokus og opnåelse af enighed.

Begrænsninger

Mens ansigt til ansigt kommunikation generelt foretrækkes, findes der fordele for fjernkommunikation, skriver Chuck Martin i Chief Information Officer magazine. Email og instant messenger kommunikation kan fremskynde diskussionen for store grupper i tilfælde, hvor medlemmerne ikke kan afbryde deres arbejdsplaner til at mødes. Email er også en bedre måde at planlægge og bekræfte møder, fordi alle vil have pålidelig, skriftlig korrespondance at henvise til, hvis det er nødvendigt. Et telefonopkald er en mere fornuftig måde at foretage en hurtig tovejs samtale uden at spærre tid. Notater er bedst til længere baggrundstykker, der kræver et forstærket niveau af forståelse og forståelse. Nogle virksomhedsejere bruger dvd'er til effektivt at sprede virksomhedernes meddelelser til medarbejdere, hvilket er en kort, engagerende måde at fange opmærksomhed på.

Funktioner

"En lille forberedelse kan gå langt, " skriver Kiplinger's Marty Nemko. De mest effektive kommunikatorer kan muligvis ikke vide alt, men de har finjusteret deres taler for at reflektere over en vigtig niche, hvor de er eksperterne. At komme ind i en forberedt interaktion er specielt vigtigt på et møde mellem ansigt, når du ikke kan google ud af din vej. Medbring noter, men læs ikke et stramt script. For at forbedre troværdigheden skal du være ærlig, dele en personlig historie og tegne dine lytternes empati. Grav for frisk og relevant materiale. Aktivt engagere dine lyttere på en interaktiv måde ved at stille spørgsmål eller tilføje aktiviteter til dit møde. Endelig minder Nemko: "Når du taler, tænk som en koncertpianist: I næsten hver sætning varierer din tone, tempo og intensitet. Inkluder dramatiske pauser."

Misforståelser

Nectarios Lazaris, CIO for det globale arkitektfirma Woods Bagot, fortalte Forbes Magazine: "Det eneste der går tabt (i videokonferencer) er, at mennesker ikke sidder i samme rum." Bortset fra det er det det samme. " Det er dog en myte, at fjernbrugsresultater er lige så gode som ansigt til ansigt, skriver Corrie Kwan, Jin Li og May Wong i en juli 2010-udgave af UXMatters magazine. "Uden en måde at observere undersøgelsesdeltagere under fjernbrugsundersøgelser kan facilitators ikke registrere ikke-verbale signaler, " konkluderer forfatterne og peger på den vedvarende betydning af ansigt til ansigt kommunikation i erhvervslivet. De hævder, at mange forretningsinteraktioner er afhængige af empati, forbindelse og forståelse initieret af nonverbale signaler, hvilket er vanskeligt at bygge uden at møde deltagere, der er samlet i samme rum.

Overvejelser

Tid er den største hindring for ansigt til ansigt kommunikation i erhvervslivet. Overarbejde ledere føler ofte, at de simpelthen ikke har tid til at mødes med alle medarbejdere og interagere på en meningsfuld måde. For at maksimere din tid skal du mødes med en håndfuld ledende medarbejdere for et timers møde mandag for at tackle ugens væsentligste spørgsmål og anmode om rapporter fra forskellige afdelinger. Næste dag, mødes med hvert enkelt medlem for at gennemgå rapporter og vigtige meddelelser, de har lavet for dig. På onsdag mødes med operationelle ledere og torsdag, møder vi med frontlinjens vejledere. I fredags vil dine medarbejdere i frontlinjen have en ny følelse af retning. Selv om du møder alle ansigt til ansigt, skal du sende dine mødenotater elektronisk online for at få andre medarbejdere til at gennemgå og dermed holde flere kanaler for kommunikation åben.