Udgiftsrapport Retningslinjer

Små virksomheder har normalt specifikke retningslinjer for rapportering af rejseudgifter. Medarbejdere skal følge disse retningslinjer nøje, så de ikke får deres udgiftsrapporter returneret. Dette kan forsinke refusioner. Regnskabslinjer for udgiftsrapport vil normalt indeholde et budget eller en døgn på udgifter, rapporteringsprocedurer, kvitteringskrav, regler for ikke-refunderbare udgifter og ordentlige godkendelseskanaler.

budgettering

Et vigtigt aspekt af udgiftsrapportens retningslinjer er at lære at budgetere dine daglige udgifter, ifølge Employment-Handbook.org. For eksempel, hvis du underholder klienter eller spiser en dyr middag en nat, bør du spise mere billigt den næste dag eller to for at holde sig inden for budgettet. Disse retningslinjer er normalt skrevet i medarbejderhåndbogen for nem reference. Spørg din vejleder om rejseudgifterne før din første forretningsrejse.

Rapportering

Du skal rapportere hver udgift under den specifikke dato, hvor udgifterne opstod. Bilkilometer eller flyudgifter skal rapporteres på de specifikke afgangs- og returdage. For eksempel skal du registrere udgifterne til dit flyafgang på den dag du forlader, og skriv derefter prisen på returflyvningen, når du vender tilbage. Også, hvis du kører 100 miles til og fra lufthavnen, divider din kilometertal i halvdelen. Dernæst multiplicere virksomhedens kilometertildeling (dvs. 27 cent per mile) med 50 miles og registrere det under afrejsedagen. Derefter rapporterer du den anden halvdel af både returflyvningen og kører hjem på den nøjagtige dato. Optag alle udgifter i succession på udgiftsrapporten. Det hjælper med at ordne dine kvitteringer dag efter dag, hvilket kan spare tid. Du skal skrive i specifikke datoer på udgiftsrapporten, da disse mellemrum normalt er tomme. Endelig tilføj summerne af daglige udgifter lodret, og bereg derefter dine totaler for hver type udgift vandret. Subtrahere eventuelle forskudsbetalinger virksomheden leveret fra dem, der skyldes dig. Sørg for, at du dobbelttjekker dine beregninger, inden du går i din udgiftsrapport. (Se referencer 1 og 2 og ressource 1)

Kvitteringskrav

Du skal beholde alle dine kvitteringer, herunder taxa, hver gang du bruger penge på din rejse. Generelt vil du kun være forpligtet til at inkludere kvitteringer til måltider, der overstiger fem dollars. Alligevel vil vedligeholdelse af alle indtægter bedre hjælpe dig med at rapportere dine udgifter præcist. Derudover skal du sørge for at vedhæfte alle nødvendige kvitteringer til din udgiftsrapport. Udover måltidskvitteringer over fem dollars vedhæftes kvitteringer, der overstiger $ 25 for alle andre udgifter.

Ikke-refunderbare udgifter

Nogle udgifter kan ikke medtages på din udgiftsopgørelse. For eksempel bør du aldrig medtage parkeringskort, overdrevne bagageudgifter eller betalinger til familiemedlemmer på din regningsopgørelse. Hvis du bruger ekstra dage i en bestemt by til ferie, skal du ikke tilføje disse udgifter til din regningsrapport. For flere retningslinjer for ikke-refunderbare udgifter, tjek din virksomhedsmanual eller tal med menneskelige ressourcer. Du kan også henvise til rejseudgifterne på Employee-Handbook.org.

Bemyndigelse

De fleste virksomheder vil kræve, at du omdanner din udgiftsrapport til din vejleder. Sørg for først at underskrive og lave en kopi af den. Det kan tage et par uger at få refunderet for din rejse, da betalingskrav normalt skal gennemgå det.