Medarbejderfiler Checkliste

En af de vigtigste funktioner i human resources-afdelingen er registrering, herunder beskæftigelsesfiler, fordele og sikkerhedsstyringsfiler, uddannelses- og udviklingsregistre. Medarbejderfilen indeholder en oversigt over hver beskæftigelsesindsats. Beskæftigelsesfiler - ofte kaldet personaldokumenter - kræver krævende, præcise foranstaltninger for at sikre, at filerne er korrekte, komplette og up-to-date. I mange organisationer er der to typer beskæftigelsesfiler. Personaleafdelingen opretholder en fil for hver enkelt medarbejder. Afdelingen opretholder også hvad der hedder en "supervisor" eller "department" -fil. Denne fil indeholder typisk kun oplysninger relateret til medarbejderens deltagelse, præstationer og nødkontakt.

Bevarelse af medarbejderfil

Personalefilen er fortrolig med adgang, der kun er givet til enkelte personer i human resourcesafdelingen. Et afgørende element i uddannelse af menneskelige ressourcer er fortroligheden af ​​medarbejderfiler og konsekvenser for ethvert brud på fortrolighed. Ifølge US Equal Employment Opportunity Commission skal medarbejderfiler opretholdes et år efter medarbejderens opsigelsesdato. Desuden skal medarbejderposter vedrørende lønninger, fortjenesteforhøjelser, kampagner og beslægtede beskæftigelsesforanstaltninger opbevares i op til tre år i henhold til Fair Labors Standards Act og Age Discrimination in Employment Act. Kontroller altid med dine statlige bestemmelser om bevarelse af ansættelseskonti. For eksempel er Texas lov om tilbageholdelse fire år i sager vedrørende medarbejdersvindel eller brud på fortrolighed.

HR Afdelingen Medarbejderindhold

De oprindelige dokumenter, der går ind i en medarbejderfil, er ansøgningen om beskæftigelse og eventuelle noter vedrørende udvælgelsesprocessen og interviews. Når kandidaten har accepteret jobtilbudet, skal hun bevise, at han er berettiget til at arbejde i USA. Afhængigt af medarbejderens omstændigheder kan denne dokumentation omfatte identifikation, såsom fødselsattest, social sikringskort, kørekort, pas eller arbejdsvisumdokumentation opnået fra det amerikanske statsborgerskab og udlændingeservice.

Dokumenter vedrørende baggrundsundersøgelse og underskrevne aftaler vedrørende selskabets oplysninger og fortrolighed er indeholdt i ansættelsesdokumentet. Den underskrevne kvittering for modtagelse af håndbogen er også en del af medarbejderens fil.

Ansættelsesfilen skal også indeholde følgende: Dokumentation vedrørende disciplinære handlinger, kommendationer, præstationsevalueringer, lønforhøjelser, bonusser, deltagelse, kampagner, demotioner, overførsler og nødkontaktoplysninger.

HIPAA Beskyttede medarbejderfiler

En særskilt medarbejderfil skal være tilgængelig for kun udpegede personer i Human Resources Department. Denne separate fil indeholder alle oplysninger om lægeundersøgelser, valg af sundhedsplejeforsikringer, handicapopgørelser og arbejdstagernes erstatningsspørgsmål. I henhold til lov om sundhedsforsikringstransport og ansvarlighed (HIPAA) er det afgørende, at al medicinsk dokumentation opretholdes af fordelingsafsnittet. Generelt er det en benefit manager, der er certificeret som HIPAA officer med ansvar for disse fortrolige poster.