Effektiv kommunikation og feedback

Virksomheder lever og dør om, hvor godt information cirkulerer gennem organisationen. Feedback ligger i centrum for effektiv kommunikation. Åbne kommunikationer med tilbagemeldinger om tilbagekobling glæder udviklingen i en organisation inden for sin branche og mod dens konkurrence. Fra ejer eller præsident til frontlinjen medarbejder, skal folk forstå, hvordan deres arbejde måler op, finde måder at vokse personligt og bidrage til sundheden for de virksomheder, de arbejder for.

Fordele

Effektiv kommunikation mellem ledelse og medarbejdere kan være til gavn for virksomheden ved at reducere medarbejderomsætningen eller fraværet på grund af frustrerede medarbejdere eller tabte indtægter fra utilfredse kunder. Det kan hjælpe medarbejderne med at holde fokus på virksomhedens strategi og fremme innovation. Feedback giver medarbejderne specifikke mål for at nå frem til og styrke produktiv adfærd og opfordre dem til at søge måder at forbedre ud fra det arbejde, de allerede er værdsat for.

Nøglefunktioner

I virkeligheden opfylder effektive medarbejderkommunikation tre forudsætninger. For det første giver den dem hvad de behøver at vide om ting som den generelle industri, baggrunden for virksomheden, produkt eller service detaljer og jobkrav. For det andet hjælper det dem med at forstå, hvad de behøver at mestre - de faktiske færdigheder og erfaringer, de har brug for til at opfylde deres opgaver. Endelig hjælper ledere med at forstå, hvilke medarbejdere der skal føle sig for at levere deres bedste: hvordan man får dem til at føle sig respekteret eller værdsat som væsentlige medlemmer af organisationen.

Kommunikationsniveauer

Effektiv kommunikation vil ændre sig efter niveau inden for en organisation. Virksomhedsomspændende meddelelser, der udsendes til alle medarbejdere, skal ikke kun være koncise, men mere formelle og mere omhyggelige for at undgå at give for meget information til personale, der ikke har brug for det eller kan lække det til konkurrenter. Kommunikation på tværs af institutionerne kan også være relativt formel, men mere dybdegående, måske give detaljer, der ikke kan dækkes af et virksomhedsbrede memo; Afdelinger, der kommunikerer med hinanden, ville holde sig til det grundlæggende sprog, så man undgår jargon inden for afdeling. Konsultation på holdniveau ville være mindre formelt og mere iterativt, som ledere og medarbejderhandelsstrategi og taktik for at holde arbejdet flydende. Så interagerer enkeltpersoner en-til-en; denne intimitet kræver øjeblikkelig og præcis tilbagemelding at være effektiv.

Tilpasning til ændring

Små virksomheder er mere tilbøjelige til at have mere give og tage i løbet af en arbejdsdag blandt medarbejdere og på tværs af niveauer end et større firma med flere afdelinger. Som et selskab vokser, skal nye medarbejdere lære virksomhedskulturen, mens de nuværende medarbejdere tilpasser sig personlighederne og tolden fra andre job. Nye hold eller afdelinger skal beherske virksomhedernes kanaler for at få deres information på tværs uden at gå på kompromis med indholdet af deres indhold. Virksomheder kan minimere voksende smerter ved at opbygge og vedligeholde pålidelige feedbackkanaler, som medarbejderne føler, er nemme at få adgang til og bruge, og at de stoler på, kommer igennem til dem, de har brug for at nå.

Forslag

Kommunikationen skal indeholde specifikke oplysninger, fakta og data for at fremhæve objektivitet. Lever tilstrækkelig detaljer for modtageren til at håndtere og rette opmærksomheden mod adfærd, som modtageren kan kontrollere. Adressér enhver specifik handling, der har behov for ændringer så tæt på forekomsten som muligt. Fokuser på de faktiske handlinger og observerede resultater snarere end at dykke ind i, hvorfor der opstod noget. Del oplysningerne og tilbyde alternativer i stedet for at levere krav eller ultimatumer. Endelig få modtageren til at opsummere eller gentage kommentarerne og et niveau af aftale eller uenighed for at sikre forståelse og indkøb.