Sådan formater du forretningsbrev med kopier

Erhvervsbreve, der indeholder kopier, skal være velorganiseret. Ikke alene bør bogstaverne være koncise, de vedhæftede kopier skal være klare, mærkede og organiserede i henhold til bogstavets angivelser. Dette organiserede format sikrer, at læseren er i stand til at samle brevets ordre, hvis det skulle blive uorganiseret.

1.

Brug tekstbehandlingssoftware til simpelthen formateringsprocessen. Opret 1-tommers margener på alle sider af brevet. Vælg en let læselig skrifttype, som f.eks. En Arial 10 eller New Times Roman 12. Start hver sektion af forretningsbrevet i højre margen. Inkluder dobbeltafstand mellem hver sektion.

2.

Medtag et overskrift med firmaets navn, adresse og kontaktoplysninger, hvis dit brevpapir ikke indeholder disse oplysninger.

3.

Skriv din modtager fulde navn og adresse, også kendt som den indvendige adresse. Medtag modtagerens formelle titel, f.eks. "Mrs." eller "Dr." Forkort alle adresseoplysninger i henhold til retningslinjerne i US Post Office.

4.

Medtag en professionel hilsen, såsom "Kære Mr. Smith" eller blot liste "til hvem det kan bekymre sig", hvis du er usikker på brevets modtager. Følg hilsen med et kolon (:).

5.

Opret forretningsbrevets krop. Giv kortfattede, nøjagtige oplysninger. Bevar en professionel tone i brevet og giv fakta eller dokumenter til støtte for alle krav. Indsæt hovedpunkterne i første afsnit og brug de ekstra afsnit til at uddybe på disse punkter.

6.

Luk brevet med en professionel og høflig lukning, som f.eks. "Tak" eller "Med venlig hilsen". Inkluder et stort bogstav i det første ord i den afsluttende, dvs. "Venlig hilsen din" og følg slutningen med et komma. Inkluder for linjer efter lukningen og indtast den udskrevne underskrift. Dette vil give rigelig plads til den skriftlige signatur mellem den lukkende og trykte underskrift.

7.

Angiv eventuelle kopier eller dokumenter, der skal vedhæftes virksomhedsbrevet som bilag. Skriv "Indkapslinger" og inkludere antallet af kopier. Skriv "Vedlæg: 5, for eksempel, hvis forretningsbrevet indeholder fem kopier eller dokumenter sammen med brevet. Etiket eller nummer hver kopi og inkludere dem bag brevet.