Udarbejdelse af et internt memorandum

Interne memorandum giver dine medarbejdere og ledere oplysninger om projekter, mål, deadlines, problemer og andre emner. Hvis du forventer at dit notat skal læses, er det vigtigt at skrive så kortfattet som muligt og klart identificere formålet med notatet. En hurtig gennemgang af memoformatering hjælper med at sikre, at dit notat er klart og præcist.

Overskrift

Overskriften indeholder datoen, viser navnene på modtagerne, lister dit navn og giver en kort fagbeskrivelse. Placer hver af disse varer på separate linjer. "Til:" går forud for listen over modtagere, "Fra:" forud for dit navn, "Dato:" forud for datoen og "Emne:" forud for emnebeskrivelsen. Den vigtigste del af overskriften er emnet. Læsere skal hurtigt forstå, hvilke oplysninger eller instruktioner der er indeholdt i memohuset, ved at læse emnelinjen. En god emnelinje beskriver formålet med notatet i så få ord som muligt.

Introduktion

Introduktionen giver en vis baggrund om det emne, du vil diskutere i notatet. Mens emnet kan være en, du ved godt, kan dine modtagere måske have brug for yderligere oplysninger, især hvis de ikke er direkte involveret i projektet. Forklar kort begrundelsen for notatet i en to- eller tre-sætnings afsnit. Formålet med introduktionen er at sikre, at modtagerne forstår præcis, hvad der skal diskuteres, og hvorfor de har modtaget notatet.

Legeme

Kropsdelen af ​​notatet forklarer emnet i emnelinjen i detaljer. Hvis formålet med notatet er at opdatere modtagerne om status for et projekt, kan du kort forklare formålet med projektet og liste alle de færdige elementer og dem, der ikke er afsluttet. Hvis du har brug for godkendelse til at fortsætte med en opgave eller opgave, skal kroppen indeholde oplysninger, der forklarer præcis, hvad du planlægger at gøre, når du planlægger at gøre det, og hvordan du planlægger at gøre det. Undgå at tilføje ubetydelige detaljer. Notatet skal kun omfatte de informationslæsere, der skal forstå situationen eller træffe en beslutning.

Konklusion

Konklusionen forklarer, hvilken handling du ønsker modtagere at tage efter at have læst notatet. Du kan bede om input, en beslutning eller invitere modtagere til et møde for at diskutere emnet. Konklusionen skal indeholde oplysninger om, hvordan du kontakter dig. Inkluder mere end en kontaktmetode, f.eks. Dit telefonnummer og din email-adresse. Hvis der er en frist for svar på notatet, er det vigtigt at bemærke disse oplysninger også.