Forskellige stilarter af forretningsbrev

E-mails og tekster har erstattet breve på mange områder af vores liv, men det er afgørende for småfirmaer at vide, hvordan man skriver en professionel forretningsbrev. Uanset om du skriver til leverandører, kunder eller en potentiel finansieringspartner, afspejler dit brev dig og din virksomhed. Et dårligt stylet brev kan give læseren et indtryk af, at du mangler færdigheder og professionalisme til at drive din virksomhed.

Tre stilarter

De tre acceptable stilarter af forretningsbrev er blok, modificeret blok og semiblok. De tre afviger mest i hvor linjerne begynder. I blokstilen begynder alle linjer i venstre margen. Hvis du vælger en modificeret blok-stil, skal du begynde alle bogstavernes afsnit undtagen returadressen og lukkelinjerne - herunder din underskrift - i venstre margen. Start undtagelserne i midten af ​​din side. Semiblock-stilen er identisk med den modificerede blok, medmindre du bør indrykke den første linje i hvert afsnit i bogstavets krop.

Skrift, margener og mellemrum

Brug 12-punkts Arial eller Times New Roman skrifttype til at gøre dit brev nemt at læse. Sæt 1-tommers margener rundt, uanset hvilken stil du vælger at give dit brev et professionelt udseende. Den lige plads omkring dit brev holder det lette at se ud og gør det nemmere at læse. Hvis du bruger blokstil, skal du altid springe over en linje efter din returadresse - eller overskrift - før du inkludere en dato. Hvis du bruger en ændret blok eller semimodificeret blok, er valget dit, om du vil springe over en linje før datoen. I alle stilarter skal du springe en linje mellem hver sektion af dit brev og mellem afsnit i bogstavets krop.

Sektioner

Erhvervsbreve har flere sektioner. Overskriften indeholder din returadresse, datoen og modtagerens adresse. Hilsen eller hilsen er næste, efterfulgt af legemet, lukningen og signaturlinjen. Medtag altid din fulde returadresse, selvom du kan medtage din e-mail-adresse og telefon- og faxnumre, hvis du vælger. Inkluder under overskriften modtagerens identificerende oplysninger, f.eks. Hans afdeling, hvis du har den. Begynd din hilsen med "Kære" efterfulgt af personens personlige eller faglige titel. Brug et kolon efter hilsen. Luk dit brev med "Venlig hilsen", efterfulgt af et komma. Spring over fire linjer og indtast dit navn og din titel. Skriv brevet over dit navn.

Overvejelser

Hold din stil ensartet i hele brevet. Medmindre det er nødvendigt for korrekt sammensætning, skal du ikke kursivere, fed skrift eller understrege ord. Ofte er disse stilarter brugt til at fremhæve bestemte ord, når de skriver uformelt, men de giver en mangel på professionalisme til business writing. I stedet for en solid tekstblok i kroppen skal du bryde den op i flere letlæselige afsnit. Bed nogen om at korrekturlæse dit brev til fejl og klarhedsproblemer, inden du sender det.