Årsager til duplikater i QuickBooks

QuickBooks giver kraftfulde regnskabsmæssige værktøjer til at hjælpe dig med at styre virksomhedens økonomi. Duplicerede indgange skaber ikke kun forvirring, når du ringer salgskvitteringer og kører rapporter, men de kan også bremse QuickBooks-databasen. Hvis du fjerner disse poster og lærer at undgå duplikater i første omgang, kan du hjælpe med at holde din QuickBooks-software kørende, hurtig og effektiv.

Importerer lister og transaktioner

Duplikater kan forekomme, når du importerer lister og transaktioner fra et eksternt program til din virksomheds datafil. Understøttede programmer, som kan importeres til QuickBooks, omfatter Microsoft Excel, andre regnearksprogrammer og programmer, der er føjet til standardinstallationen QuickBooks. Derudover kan genopbygningsdatabasen muligvis oprette dobbelte transaktioner i et forsøg på at genoprette ellers uoprettelige transaktioner.

Salgsstedet

Kunder bliver lejlighedsvis indtastet to gange i kundelisten inden for dit Point of Sale-system. Hvis en medarbejder indtaster et navn forkert, indeholder et mellemnavn i en indgang og efterlader det i en anden eller simpelthen ikke kontrollerer for at se om kunden allerede eksisterer, kan der forekomme en duplikat post. Du kan fjerne disse dubletter i både Point of Sale og QuickBooks. For at fusionere dublette kunder skal du vælge den kundeoptegnelse, du ønsker at kombinere, og vælge menuen "Jeg vil gerne" og klikke på "Merge". Bekræft fusionen ved at vælge indstillingen "Flet kunder".

Downloadede Transaktioner

Manuel indtastning af transaktioner og brug af den automatiske opdateringsfunktion kan skabe duplikat transaktionsposter. For at undgå dette kan du deaktivere downloading af transaktionshistorik fra din banks hjemmeside. En bedre mulighed indebærer at bruge afstemningsfunktionen til at matche downloadede transaktioner til manuelt indtastede transaktioner. Vælg menuen "Banking" og vælg "Afstem" fra listen over muligheder. Vælg derefter kontoen med de dobbelte poster, angivelsesdataene og følg vejledningen i guiden for at afstemme dine transaktioner og slette ægte duplikatindgange.

Finde og fastsætte duplikater

QBwin.log-filen gemmer oplysninger om gentagne transaktioner. Når du har åbnet filen, skal du skrive "Ctrl-F" for at hente vinduet Find. Kig efter ordet duplikat i en af ​​posterne, og sammenlign derefter dubletterne med navnet, kontoen eller meddelelsen, der er knyttet til duplikatfilen. For at løse de dublette filnavne skal du åbne den tilhørende kunde-, sælger- eller lagerliste og ændre stavemåden for hver duplikat. Du skal ændre mindst ét ​​tegn for at løse duplikatet.