Den bedste måde for HR at forklare en W-4

Det er op til dine medarbejdere at udfylde deres W-4 formularer korrekt og sende dem til lønningsafdelingen rettidigt. Formularen kan dog være forvirrende, så det er bedst, hvis medarbejdere fra medarbejdere forklarer vigtigheden af ​​at udfylde formularen korrekt for alle nye medarbejdere.

Uddannelsesmetode

Hvis flere ansatte ansættes omkring samme tid, kan du forklare formularen til dem alle samtidig. Hvis de ansættes på forskellige tidspunkter, skal du forklare formularen for hver af dem separat. Personligt videresælge oplysningerne i stedet for at stole udelukkende på elektroniske vejledninger eller manualer til håndbog. Dette giver medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål og få svar på stedet.

Kvoter

Fortæl betydningen af ​​kvoter på W-4. Forklar, at kvoter reducerer deres skattepligtige indkomst, og hvis de hævder mere end de har ret til, kan de ende på grund af, at Internal Revenue Service kommer skat tid. Gå gennem linjerne A til og med G i sektionen Personlige tillægsordninger med hver medarbejder for at nå frem til den nøjagtige total for linie H i regnearket og i sidste ende for linje 5 i medarbejderens tilbageholdelsesbevis del af W-4.

Arkiveringsstatus

Angiv, hvilken indvirkningsindgivelsesstatus der er tilbageholdt. Single status er den højeste skatkonsol og gift status er den laveste. Hvis en gift medarbejder vil have mere skat tilbageholdt, fordi både han og hans ægtefælle arbejder, kan han vælge "Married, men tilbageholde ved højere single rate" mulighed. Han bør kontrollere den relevante indleveringsstatus på linje 3 i kildeskemaet.

Fritaget fra tilbageholdelse

Relay de betingelser, hvorpå medarbejdere kan kræve fritagelse for tilbageholdelse og hvordan man udfylder formularen, hvis de kvalificerer sig til det. Fra og med 2013, hvis en anden kan pålægge medarbejderen som afhængig af hans selvangivelse, og hvis medarbejderens indkomst overstiger $ 1.000 og inkluderer uindtjente indtægter på over $ 350, kan hun ikke gøre krav på fritagelse på linje 7 i blanketten.

Anden side

Mens nogle ansatte måske kun skal færdiggøre side 1 af W-4, kan andre også udfylde side 2. Forklar betingelserne for at gøre krav på fradrag og justeringer på side 2, hvilket påvirker det beløb, som medarbejderne skal påberåbe sig på linjer H i regnearket og linje 5 på første side. Hvis ansatte har mere end et job, eller hvis de og deres ægtefæller arbejder, skal de udfylde arbejdsarket Two-Earners / Multiple Jobs, hvilket resulterer i et ekstra tilbageholdelsesbeløb, der skal gå på linje 6 på side 1.

W-4 Konsekvenser

Forklar straffen for at udfylde formularen forkert eller slet ikke indsende formularen. I det forrige tilfælde kan krav på for mange kvoter føre til, at IRS'en vurderer medarbejderens tilbageholdelse for nøjagtighed og eventuelt sender dig et indlæsningsbrev for at ændre tilbageholdelsen til det korrekte beløb. I sidstnævnte tilfælde skal du tilbageholde ved den højeste skattekonsol med enkelt status med nul tillæg, indtil medarbejderen vender tilbage i formularen. Også IRS kan opkræve medarbejdere, der sætter falske oplysninger om deres W-4s en $ 500 straf.

Overvejelser

Opmuntre medarbejderne til at gennemgå deres W-4s hvert år og, hvis det er relevant, at indsende en ny i tide for lønnen, de vil have ændringen til at ske. Henvis dem til IRS online indeholdende regnemaskine, som kan hjælpe dem med at udfylde formularen korrekt, så de ikke overbetaler eller underbetaler føderal indkomstskat.