Hvad er de bedste måder at lave et tidsbudget på?

Småvirksomheder ejer ofte mange funktioner inden for deres virksomheder, herunder fungerende administrerende direktør, marketingchef, salgsmand og produktionsarbejder. Ledere kan arbejde lange dage og føler sig stadig som om de ikke har tid nok til at få alt gjort. Tidsstyring er en vigtig færdighed, der giver små virksomhedsejere mulighed for at prioritere og fokusere på, hvad tid de har på de mest presserende spørgsmål.

Time Budgeting Basics

"Tidsbudgettering" beskriver aktiviteter, der tager sigte på at bestemme hvilke opgaver der er de vigtigste og sørg for at bruge nok tid til disse aktiviteter. I lighed med et finansielt budget, der indebærer en fortegnelse over indtægter og udgifter til kontrol af de finansielle udgifter, indebærer et tidsbudget, at der skal noteres daglige aktiviteter for at prioritere tidsudgifterne.

Time Management Grid

Et tidsstyringsnet er et værktøj, som ledere kan bruge til at identificere vigtige aktiviteter og budgettetid i overensstemmelse hermed. Et tidsstyringsnet består af fire lister opstillet i en to-to-to matrix: lister over aktiviteter, der er presserende og vigtige; aktiviteter, der er vigtige, men ikke hastende ting, der ikke er vigtige, men som tjener som forstyrrelser; og ting, der ikke er uopsættelige eller vigtige. Problemer, der er både akutte og vigtige, bør behandles straks, mens aktiviteter, der er vigtige, men ikke presserende, kan skrives i en tidsplan for at arbejde videre med senere. Der bør træffes foranstaltninger til at begrænse distraktioner, og arbejdstider bør ikke være afsat til ting, der hverken er vigtige eller uopsættelige.

Dagligt tidsbudget

En af de enkleste og mest effektive måder at styre tid på er at skabe et dagligt tidsbudget. I slutningen af ​​dagen afslører listen over aktiviteter, hvor tid er brugt, og hvilke aktiviteter der blev forsømt. Oplysningerne kan bruges til at udarbejde en daglig planlægningsplanlægger, der bedre prioriterer tidsbrug. Hvis et dagligt budget viser, at en leder bruger 30 minutter om dagen med socialt netværk og en time om dagen skriver e-mails, kan han indse, at han bruger for meget tid på ting, der har ringe værdi og kan lave en samordnet indsats for at nedskære disse aktiviteter.

Ugentlig tidsbudget

At holde tidsbruget i en hel uge kan give visse indsigter, som et dagligt tidsbudget ikke kan. For eksempel kan en leder være meget produktiv tidligt i ugen, men har en vane at afsætte for meget tid til uproduktive aktiviteter sent i ugen. Oprettelse af en ugentlig tidsplan kan hjælpe ledere til at bruge en passende mængde tid til vigtige aktiviteter hver dag.