Måder at sige "Udskriv ikke denne email" i din underskrift

Enkeltpersoner og grupper bruger email kommunikation til at sende og modtage meddelelser elektronisk. Folk bruger email til at sende simpel kommunikation til venner, fortrolige oplysninger, møder notater og rapporter. Når du sender en e-mail til en modtager, men du ikke vil have dem til at udskrive det, er der et par måder, du kan udtrykke dette i din e-mail-underskrift.

Opbevar denne information fortroligt

Når du sender en fortrolig email, kan du bede modtageren om ikke at udskrive e-mailen, så du kan reducere potentialet for, at e-mailen falder i de forkerte hænder. I slutningen af ​​e-mailen, i underskriftsområdet, skriv teksten "Denne e-mail er fortrolig, så undgå at udskrive den."

Gem denne email

E-mailmodtagere modtager ofte vigtige e-mail-meddelelser, der indeholder oplysninger, de måtte bruge til fremtidig brug. I stedet for at udskrive e-mail-beskederne kan modtagere arkivere dem inden for deres e-mail-programmer. I underskriftsområdet for din e-mail kan du minde modtageren om, at han kan arkivere e-mailen ved at give en besked som "Glem ikke at arkivere denne email" eller "Mens det ikke er nødvendigt at udskrive denne email, kan du gem det til dine e-mail arkiver eller computer harddisk. "Hvis du sender en e-mail til en person, der arbejder i samme firma som du gør, har du sandsynligvis det samme e-mail-program, så du kan også give hurtige instruktioner til arkivering af e-mails.

Kontroller intranettet

Hvis du sender en e-mail til medarbejdere, og den indeholder oplysninger som en ny virksomhedsprocedure, instruktioner til logning i virksomhedens blog eller sociale medier profiler, medarbejderhåndbogen, forsikring og fordele oplysninger eller detaljer om en medarbejdervaluering, kan du Gem indholdet af meddelelsen til virksomhedens intranet. I underskriftsområdet på din email angiver, at hvis modtageren skal se oplysningerne på et senere tidspunkt, kan hun besøge virksomhedens intranet eller filoverførselsprotokol. Meddelelsen kan læse, "Gem et træ. I stedet for at udskrive dette dokument skal du få adgang til det fra intranettet, hvis du skal henvise det til i fremtiden. "

Beskyt miljøet

Med flere og flere arbejdspladser, der vedtager miljøvenlige praksis, er det ikke ualmindeligt at se medarbejdere sætte meddelelser på deres e-mail-underskrifter, der opfordrer modtagere til at undgå udskrivning af kommunikation. Din besked kan sige "Vær opmærksom på miljøet, før du udskriver" eller "Gem et træ. Undgå at trykke på Print. "