Anvendelse af en projektplan

Før du begynder et væsentligt projekt, er det en god praksis at udarbejde en dybtgående projektplan. En projektplan kommunikerer det overordnede mål for et givet venture og detaljerer de specifikke opgaver, der skal udføres for at opnå et klart angivet projektmål. Ved at bruge en projektplan skaber en programleder en ramme, der gør det muligt for et projektteam at holde sig på opgave, på skema og på budget. Små virksomheder, selv den mindste enmandsoperation, kan bruge let tilgængelige og gratis onlineværktøjer til at klare alle aspekter af enhver projektplanlægning.

Kommuniker målet

At angive et mål for et projekt er som at identificere den skat, du søger før en lang og kompliceret rejse. Når en gang er erklæret, må alle anstrengelser måles på, hvorvidt de bringer holdet tættere på målet. Derfor er det yderst vigtigt at være specifik om det ønskede resultat. For eksempel går et mål for at øge overskuddet for meget til fortolkning. Et hold kunne hurtigt blive opdelt for at opnå denne type mål på mange forskellige måder. Men et mål om at øge fortjenesten ved at reducere materialernes omkostninger med 10 procent om et år eller derunder giver alle et klart mål, der er specifikt, kan måles og fastsættes inden for en rimelig tidsramme.

Indbrud i administrerbare opgaver

Når et projektmål er sat, er det tid til at bryde det ned i mindre, individuelle opgaver. Dette gør et stort projekt mere velsmagende og håndterbart, da arbejdspakker pakkes ud til specifikke teammedlemmer eller grupper, der er velegnede til de opgaver, der er til rådighed. Hver opgave skal tydeligt angive, hvem der skal gøre hvad og hvorfor - kulminerer i et resultat, der kan leveres på en bestemt dato. På den måde fungerer opgaver som mini-mål, der udføres i en bestemt rækkefølge for at bære projektet fra start til færdiggørelse.

Planlæg ressourcer

At organisere rækkefølgen af ​​hver opgave i en projektplan giver alle et klart vejkort til slutmålet. Arbejde, materialer, maskiner og andre ressourcer, der kræves på et projekt, skal planlægges med målelige milepæle. Fra enkle til komplekse findes mange gratis planlægningsværktøjer til at hjælpe en programleder med at udarbejde en ordentlig programplan, som Gantt eller PERT-diagrammer for at illustrere alle opgaver og afhængighederne mellem dem.

Budget og Monitor Udgifter

Ikke mange projekter kan udføres med ubegrænsede midler. Derfor er en vigtig anvendelse af en projektplan at fastlægge opgaver, tidsplaner og ressourcer med de budgetterede dollars tildelt for hvert element. Budgettet overvåges løbende for at sikre, at planen forbliver inden for de tilvejebragte midler. At bringe et projekt til færdiggørelse inden for budgettet repræsenterer endnu et mål for at måle et projekts succes.

Prognose Trends

De fleste projektledere bruger en Work Breakdown Structure, også kendt som en WBS, til at opsummere opgaver, tidsplaner og budgetter til rapporteringsformål. Dette populære format giver ledere og teammedlemmer en struktur til at spore og give status for opgaverne i en projektplan. Vigtigere, alle opgaver bliver periodisk rullet op for at forudsige projektets generelle helbred. Metoder som fortjent værdi bruger historiske udgifter til at projektere samlede omkostninger, hvis arbejdet fortsætter på samme måde til slutningen af ​​programmet. Dette muliggør korrigerende handling efter behov, før et projekt spiraler ude af kontrol og hjælper med at gøre hele anstrengelsen til en vellykket gennemførelse.