Eksempler på fem principper for kommunikation i erhvervslivet

Den internationale sammenslutning af erhvervskommunikationskunder forventer, at dets medlemmer følger en etiske kodeks fokuseret på tre hovedtrin: faglig kommunikation er lovlig, faglig kommunikation er etisk og faglig kommunikation er i god smag. Gruppen opfordrer medlemmerne til at kommunikere på måder der afspejler kulturel følsomhed og som fremmer gensidig respekt og forståelse. Vær opmærksom på denne vejledning, når du implementerer fem principper for kommunikation i erhvervslivet.

Kend din målgruppe

Definer, hvem du vil kommunikere med og lav en liste over de spørgsmål, de vil have om dit emne. Målet er at besvare disse spørgsmål i din meddelelse. Du kan ofte have flere målgrupper, der skal modtage oplysninger om samme emne på forskellige måder. For eksempel, hvis din virksomhed lancerer en produktlinje, kan medarbejderne gerne vide, hvordan dette vil påvirke deres arbejdsbyrde og arbejdsprogrammer. Leverandører vil gerne vide, hvordan dette vil ændre dine leveringsfrister og materialebehov. Du vil kommunikere til kunderne fordelene ved det nye produkt og hvordan det adskiller sig fra lignende varer, der sælges af dine konkurrenter.

Bed om input

Hvis du søger andres meninger om dine forretningsinitiativer, kan du udvikle support til dine planer. Mens dine medarbejdere ikke gør det endelige opkald om, hvorvidt en plan går fremad, har medarbejderne en tendens til at støtte beslutninger, de har spillet en rolle i. At indhente input fra andre kan forhindre fejl, der skader virksomhedens troværdighed. Hvis du f.eks. Har en medarbejder korrekturlæsning af et direkte mail-stykke inden udskrivning, kan det forhindre pinlige fejl i markedsføringsmaterialer, der leveres til dine kunder. Dine medarbejdere kan også have forslag til at forbedre indholdet af materialet.

Hold præsentationer simple

Hvis du bruger præsentationssoftware til at levere salgssteder, informationssessioner eller taler, skal du holde dine dias simple. Opret ikke punktpunkter for at illustrere hvert punkt, du laver. Brug et billede eller en håndfuld ord på hvert dias for at illustrere dine hovedbeskeder. Undgå distraktioner ved at forlade usædvanlige diasovergange eller lydeffekter. Vedligehold din virksomheds mærke ved at give dias det samme udseende som din virksomheds brevhoved eller hjemmeside. Brug de samme farver, skrifttyper og logo, som du medtager i dine andre marketingmaterialer.

Brug dagens værktøjer

Borte er de dage, hvor forretningsbrev, notater og avisannoncer repræsenterer de vigtigste måder at kommunikere med kunder og medarbejdere på. Kunder forventer, at virksomhederne har et ofte opdateret websted med et professionelt udseende, og mange kunder søger også firmaet på sociale netværk. E-mail tilbyder en øjeblikkelig måde at kommunikere med medarbejdere på, og videokonferencer kan hjælpe dig med at kommunikere med kunder og arbejdstagere på andre websteder, samtidig med at du minimerer rejsetid og udgifter.

Vær ikke en fremmed

Medarbejdere bør ikke bare høre fra ledere, når de har dårlige nyheder eller kommende ændringer til at annoncere. Opbyg relationer og tillid med arbejdere ved at gå gennem arbejdspladsen og have afslappede samtaler for at lære mere om dem og deres arbejde.