Typer af teknologipolitikker

Den nemme adgang til information og de hurtige måder at distribuere information fra internettet og anden forretningsteknologi kræver, at du regulerer teknologiens brug i din virksomhed. Teknologi kan mose dine medarbejdere med personlig brug og holde dem fra at være produktive. Misbrug af din teknologi kan skade din virksomheds omdømme og føre til dårlige forhold til kunderne, så implementer planer om at styre teknologiforbruget på arbejdspladsen.

Konsekvenser

Når du udarbejder dine teknologipolitikker, skal du medtage mulige konsekvenser, hvis politikkerne ikke følges. Ved større overtrædelser kan du vælge at opsige en persons ansættelse. For mindre lovovertrædelser kan du beslutte at bøde dem eller eliminere fordele, som f.eks. En uges ferie. Men sørg for, at hvert afsnit tydeliggør konsekvenser, og hvem afgør, om politikkerne er blevet overtrådt. Forklar en appelproces, hvis du har en.

E-mail

Email er en af ​​de vigtigste måder folk kommunikerer i et arbejdsmiljø. Selv mennesker, der sidder i tilstødende hytter, mailer ofte hinanden. Det er en måde at spore kommunikation, invitere folk til møder, tilføje opgaver til deres lister og sende en hurtig note uden at stoppe dit arbejde til en samtale. Men det er også en nem måde at få din virksomhed i problemer. Implementer e-mail-politikker, der begrænser brugen af ​​firmas e-mail til personlig brug til enhver tid. Hvis en medarbejder ved et uheld sender en privat e-mail, der er beregnet til sin kone til din øverste betalende kunde, kan din overtrædede kunde beslutte at tage sin forretning andetsteds. Politikken skal angive, at profanitet er forbudt, ligesom seksuelle referencer. Angiv tydeligt den indretning du forventer i e-mails fra din virksomhed; nogle virksomheder spell selv præcis, hvad e-mail signaturer kan indeholde og hvilke farver der kan bruges til typen i e-mails.

Acceptabel brug

En politik med acceptabel brug præciserer, hvordan internettet kan bruges på arbejdspladsen. Selv hvis en medarbejder er i pause, kan han stadig ikke se upassende billeder på sin computer. Enhver aktivitet, der kunne anses for ulovlig, såsom online-spil, bør være forbudt som en del af din teknologipolitik. Lad også medarbejderne vide for at holde deres adgangskoder hemmelige, og hvor ofte skal adgangskoderne ændres. Dette hjælper med at forhindre hackere eller andre uautoriserede brugere i at få adgang til dine servere.

Arbejdsudstyr

Mange virksomheder tillader medarbejdere at tage arbejde med bærbare computere eller mobiltelefoner hjemme - nogle arbejder hjemmefra mest eller rejser ofte. Selvom det er acceptabelt for medarbejderne at anvende udstyret til personlig brug under disse omstændigheder, skal der udarbejdes klare retningslinjer for dem. For eksempel kan medarbejdere bruge arbejdsbæreren til at få adgang til deres personlige e-mail-konti, men de skal stadig ikke sende personlige e-mails fra deres arbejdskonti, og de bør heller ikke udføre ulovlige aktiviteter på arbejdsudstyret. Desuden bør din arbejdsudstyrspolitik ikke tillade medarbejdere at tjene penge ved hjælp af dit udstyr, hvis det ikke er relateret til din virksomhed; hvis de har en side business catering bryllupper, bør de bruge deres egne mobiltelefoner og bærbare computere til den virksomhed.

Sikkerhedspolitik

Med den stærke trussel om virusangreb skal du stave ud til medarbejdere, når det er hensigtsmæssigt at åbne vedhæftede filer på arbejdscomputere - selv vedhæftede filer, der findes i personlige e-mails og på smartphones. Disse kan inficere ikke kun medarbejderens computer, men alle computere eller udstyr, der logges på serveren, når viruset inficerer serveren. Dette kan lukke produktiviteten og koste tusindvis af dollars i reparationer og tabte indtægter. Politikken skal også indeholde den korrekte procedure for at logge på serveren eksternt; Brug af et usikret trådløst netværk er f.eks. ikke acceptabelt.