Hvordan man skriver gode kundeservicebrev

Kundekorrespondance kan bruges til at takke en kunde for sin virksomhed, for at opfordre til hurtig betaling, at følge op på en transaktion eller at reagere på en forespørgsel eller en klage. Korrespondance som breve og e-mails, når de samles og leveres med passende forethought, kan hjælpe din virksomhed med at øge sit kundeserviceniveau.

Personliggør brevet

Sæt dig selv i læsernes sted. Adress læseren personligt ved hjælp af den anden person med den aktive stemme for at bringe læseren ind og få ham til at føle, at brevet er skrevet specifikt til ham. Et brev med angivelse af "du gør os vellykket" har meget mere indflydelse end et brev med angivelse "vi er succesfulde på grund af vores kunder." Brug ordentlig grammatik, men skriv i en uformel tone, når du takker en kunde for hendes forretning eller følger op på en kundeinteraktion. Få kunden til at føle sig som om du har en samtale med hende.

Organiser dine tanker

Før du skriver et brev til en kunde, organiserer du dine tanker og bestemmer de mål, du vil opnå med din korrespondance. Hvis du skriver et salgsbrev til fremme af virksomhedens produkter og tjenester, vil du gerne medtage specifikke højdepunkter om, hvad du kan tilbyde og hvordan kunden vil gavne. Hvis du skriver et brev til opfølgning på et forslag eller en klage, skal du være sikker på, at du ved, hvad opløsningen er, inden du skriver brevet. Hvis du skriver for at anmode om betaling, skal du indsamle de oplysninger, du har brug for vedrørende mulige betalingsplaner og forklaringer til kunden om ikke at betale det krævede beløb. Klargør et omrids, der beskriver de punkter, du skal dække, og følg denne disposition, når du begynder at skrive, så du ikke vil forlade vigtige oplysninger.

Læs og læs bogstavet igen

Dit brev repræsenterer dig og din virksomhed. Hvis det indeholder stave- eller grammatikfejl, afspejler det dig og forringer signifikant fra din besked. Når du har skrevet brevet, skal du korrekturlæse det om fejl og derefter læse det for indhold. Vær sikker på at du har dækket de relevante oplysninger, du har udarbejdet i din oprindelige oversigt. Læs brevet som om du var din egen kunde. Bestem om dette er den slags brev, du gerne vil modtage fra en virksomhed, der kalder dig en kunde.

Drage fordel af det virtuelle brev

E-mail er blevet en mere acceptabel form for kommunikation med en kunde. Behandle hver e-mail-meddelelse ligesom du ville have et trykt brev. Skriv din besked med omhu ved hjælp af ordentlig grammatik, tegnsætning og hilsen. Undgå at "sende", indtil du korrekturlæser det, ligesom du ville have et normalt brev. Overvej din modtagers teknologi, når du sender en e-mail til en kunde. HTML-meddelelser kan ikke altid læses af hvert e-mail-system, så det kan være mere sikkert at sende en simpel tekstbesked. E-mails bruges bedst til korte beskeder. Hvis din besked er lang og detaljeret, kan et trykt brev være det bedre valg. For kortere kundeservice kommunikation, der skal leveres hurtigt, kan e-mail være en god løsning.